Необязательные кадровые документы польза и риски для работодателя
В кадровой работе есть необязательные документы, которые вести полезно. Например, заявления о приеме и переводе юристы используют как убедительный аргумент в спорах. В то же время от некоторых кадровых традиций нужно либо отказаться, либо не допускать злоупотреблений. Разберемся со статусами таких документов.
Заявление о приеме на работу
Статус: необязательный, но полезный
Закон не обязывает писать заявление о приеме на работу (ч. 1 ст. 16, ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Поэтому ГИТ не запрашивает на проверках заявления, в отличие, например, от трудовых договоров.
Однако заявление о приеме — очень удобный документ для кадровика. Особенно если в компании сильная текучка и идет постоянный набор персонала. Из заявления понятно:
— в какое подразделение и на какую позицию необходимо принять работника. Чтобы не получилось так, что его планировали на одну должность, а в итоге согласовали на другую;
— согласован ли вопрос приема на работу с непосредственным руководителем. В некоторых компаниях директор не визирует заявление без его подписи;
— предусмотрено ли испытание и на какой срок;
— кого из декретниц заменит работник. Актуально для подразделений с несколькими работницами в детских отпусках;
— прошел ли работник инструктаж по охране труда. Эту отметку иногда делают на заявлении о приеме помимо специального журнала. Узнать информацию можно и созвонившись с руководителем. Но подтверждение на бумаге для кадровика безопасней.
На сегодняшний день заявление о приеме на работу — это тот же обходной лист, только заполняют его при приеме на работу, а не увольнении. Делать заявление обязательным атрибутом оформления или нет — остается на усмотрение руководителя.
Без заявления о приеме на работу суд может признать отношения гражданскими
Суды упоминают заявление о приеме на работу среди документов, которые могут доказать факт трудовых отношений.
Когда гражданин обращается с иском об установлении факта трудовых отношений, суду понадобятся: заявление о приеме на работу, приказ о приеме на работу, трудовой договор, трудовая книжка с записью. Это стандартный перечень, который суд указывает в обоснование того, что гражданин не доказал трудовые отношения. Как следствие, без этих документов суды отказываются удовлетворять иски (определения ВС Республики Саха (Якутия) от 21.12.2015 по делу № 33–4856/2015, Приморского краевого суда от 26.01.2016 по делу № 33–139/2016).
Бывает, что договор у гражданина есть. Но, исходя из содержания документа и при отсутствии других документов, включая заявление о приеме, суд делает вывод о гражданско-правовых, а не трудовых отношениях. Так, в одном деле суд признал два договора договорами подряда (определение Ярославского областного суда от 10.11.2014 по делу № 33–6392).
Журналы регистрации приказов и трудовых договоров
Статус: необязательный, но полезный
Приказы о приеме и увольнении, трудовые договоры — обязательные документы. А вот без журналов регистрации приказов и договоров работодатель может обойтись. Закон не обязывает вести их.
Но практика показывает, что в некоторых случаях журналы помогают кадровику. Например, чтобы:
— присвоить номер трудовому договору, дополнительному соглашению или приказу;
— зафиксировать срок договора и вовремя отследить его окончание;
— проконтролировать возвращение приказа от работника с отметкой об ознакомлении и т. п. Вести такие журналы уместнее в электронном виде.
Не стоит сбрасывать со счетов и бумажные журналы. В случае спора работодатель может использовать их как дополнительные доказательства.
Судебная практика
Работник потребовал взыскать с работодателя задолженность по зарплате. Тот якобы не рассчитался с ним при увольнении.
Суд отказал в удовлетворении иска. Работник не доказал факт трудовых отношений. К такому же выводу пришел и инспектор ГИТ. Работник не значился ни в одном из журналов: учета трудовых договоров, учета приказов по личному составу, проведения вводного инструктажа и т. п. Работник проиграл спор (апелляционное определение Московского областного суда от 05.10.2016 по делу № 33–24792/2016).
Но журналы — не единственные доказательства. Более того, даже без кадровых документов суд может признать, что работодатель фактически допустил работника к работе. Например, если работник привлечет свидетелей и представит материалы по жалобе в прокуратуру (апелляционное определение Свердловского областного суда от 15.03.2016 по делу № 33–4299/2016). Поэтому не заполнять журналы специально — не выход.
Штатное замещение, расстановка
Статус: необязательный, но полезный
Штатное замещение — документ, который работодатели придумали для собственного удобства. В штатном расписании фигурируют деньги и должности. В штатном замещении дополнительно указывают работников, которые на них приняты. Этот документ полно передает картину с персоналом, включая вакантные должности.
Штатное замещение разрабатывают на основе штатного расписания. При этом работодатель:
— указывает ФИО действующих работников;
— делает отметки о неполном или сокращенном рабочем времени;
— отмечает длительное отсутствие работника, например, из-за отпуска по уходу за ребенком;
— фиксирует договоры по совместительству и т. п.
Показание для того, чтобы составить штатное замещение — большой штат работников. Вести его удобнее в электронном виде.
Чаще всего штатное замещение фигурирует как доказательство в спорах о сокращении.
Судебная практика
Работник считал, что его необоснованно сократили. Работодатель представил в суд штатную расстановку по состоянию на три разные даты. По ним и штатному расписанию суд сделал вывод, что работодатель фактически провел сокращение. Остальная процедура также была безупречна. Увольнение законно (апелляционное определение Московского городского суда от 18.04.2017 № 33–11457/2017).
Без штатной расстановки или иного документа, где указано, какие должности были заняты, работодатель проиграет. Это правило относится ко всем ситуациям, в которых требуется доказать, что вакансий не было. В том числе и для увольнений из-за медицинских противопоказаний (апелляционные определения Московского городского суда от 20.07.2016 № 33–28274/2016, Свердловского областного суда от 01.02.2017 по делу № 33–1646/2017).
Обходной лист
Статус: необязательный, но при злоупотреблении рискованный
Хотя закон не упоминает об обходном листе, применяют его повсеместно. Обходной требуют заполнить, чтобы убедиться, что увольняющийся работник передал все документы и сдал имущество, например, ноутбук.
Но оформление обходного листа не входит в процедуру увольнения (определение Пермского краевого суда от 30.11.2016 по делу № 33-14561-2016). И когда кадровик без подписей в обходном листе не выдает трудовую книжку, это — злоупотребление. Такая задержка грозит иском с выплатой в пользу работника среднего заработка (ст. 234 ТК РФ).
Когда кадровик без подписей в обходном листе не выдает трудовую книжку, это — злоупотребление
На практике обе стороны представляют в суд обходные листы.
Работники. Они доказывают, что работодатель начал, но не завершил процедуру увольнения. Суды принимают обходные даже без печати организации и подписей ее руководителя, главбуха (определения Омского областного суда от 18.02.2015 по делу № 33–955/2015, от 08.04.2015 по делу № 33–1581/2015).
Еще обходным листом доказывают размер зарплаты. Но это бесперспективно (апелляционное определение Московского городского суда от 08.12.2016 по делу № 33–49811/16).
Работодатели. Они подтверждают, что работник:
— добровольно прошел процедуру увольнения (апелляционное определение Нижегородского областного суда от 22.03.2016 по делу № 33–3206/2016);
— подтвердил намерение уволиться, когда получил обходной (апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 24.09.2014 № 33–13555);
Доказательство — журнал
— выполнил последовательные действия, которые были направлены на увольнение (апелляционные определения Новосибирского областного суда от 17.11.2016 по делу № 33–11328/2016, от 22.11.2016 по делу № 33–11444/2016, Московского городского суда от 08.02.2017 по делу № 33–4689/2017).
Итак, несмотря на то, что обходной лист необязателен, он может сыграть вам на руку. Главное — не связывать с его заполнением выдачу трудовой книжки.
Вклейки в трудовые книжки
Статус: под запретом
С трудовыми книжками у новичков в кадровом деле связано несколько заблуждений. Они вносят лишнюю информацию, принимают бланки от работников, а могут и вклеить дополнительные листы в документ.
Вклейка. С советских времен встречаются трудовые книжки с вклейками, где работник расписывается под словами: «С записями в трудовой книжке ознакомлен». Нестандартное оформление этого документа мешает работникам получить пенсию (определения Астраханского областного суда от 01.04.2015 по делу № 33–1193/2015, Московского городского суда от 02.06.2015 № 33–15261/2015).
Вклеивать листы в трудовую книжку нельзя. Все записи трудовой книжки нужно дублировать в личной карточке. И вот там уже расписывается работник, что ознакомился с информацией (п. 12 Правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).
Бланк работника. Соискатель может предложить использовать бланк трудовой книжки, которую сам же и купил. Откажитесь. Работодатель обязан самостоятельно приобрести бланки, учесть их в приходно-расходной книге, хранить как документы строгой отчетности и выдавать при найме, если у работника нет трудовой книжки.
Лишняя информация. Если работник меняет ФИО, получил новую профессию или специальность, перешел на новый уровень образования, эти изменения нужно внести в трудовую книжку. Но правила, по которым корректируют информацию, отличаются.
На оборотной стороне обложки трудовой книжки указывают, например, реквизиты свидетельства о браке или разводе (абз. 2 п. 2.3 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69).
Иногда так же поступают, когда нужно дополнить или изменить образование или профессию. На обложку выносят дату и номер диплома или свидетельства. Но закон этого не требует. Достаточно через запятую указать новый уровень образования и (или) специальность или новую профессию. Зачеркивать ничего не нужно.
Суды рассматривают заявление о переводе как признак добровольного решения
Если работник заявляет, что его вынудили перевестись, заявление докажет обратное. Конечно, если у него нет других свидетельств принуждения.
В случае спора заявление о переводе с подписью работника станет доводом в пользу работодателя. В одном деле ведущего бухгалтера перевели заведующим билетной кассой. Суд первой инстанции признал приказ незаконным.
Апелляция отменила решение. Поскольку работодатель планировал сократить должность работницы, ей предложили занять единственную вакансию. Работница согласилась и подала заявление. Оно подтвердило согласие работницы на перевод.
Работница заявила, что написала заявление вынужденно, под давлением и находясь в стрессовом состоянии. Однако доказательств этому не привела. Спор выиграл работодатель (апелляционное определение Московского областного суда от 19.09.2016 по делу № 33–25294/2016).
Аналогично завершился спор в Московском городском суде (апелляционное определение от 02.03.2017 по делу № 33–7536/17).
Кадровые работники в процессе своей деятельности разрабатывают, составляют, оформляют различные документы: локальные нормативные акты работодателя, договоры (трудовые, о полной материальной ответственности и др.) и соглашения с работниками, приказы, уведомления, предложения, акты, справки, журналы. Работают они и с другими документами.
Для краткости далее мы будем называть все эти документы кадровыми, но должны отметить, что, строго говоря, не все из них можно отнести именно к сугубо кадровым.
Можно выделить три группы документов:
- обязательные – документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании (эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду),
- документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах,
- необязательные документы.
В списке обязательных документов мы приведем также некоторые бухгалтерские документы, которые упоминаются в трудовом законодательстве, требуются при проверках Гострудинспекции, для составления и оформления которых нередко привлекают кадровых работников.
Если Ваша компания является микропредприятием, то согласно 309.2 Трудового кодекса РФ некоторые документы Вы можете не составлять:
“Работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, вправе отказаться полностью или частично от принятия локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о премировании, график сменности и другие). При этом для регулирования трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений работодатель – субъект малого предпринимательства, который отнесен к микропредприятиям, должен включить в трудовые договоры с работниками условия, регулирующие вопросы, которые в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, должны регулироваться локальными нормативными актами…”
Соблюдение работодателем трудового законодательства, кадровые документы могут быть проверены Государственной инспекцией по труду.
На предприятии также ведут журнал учета проверок юридического лица, индивидуального предпринимателя, проводимых органами государственного контроля (надзора), органами муниципального контроля. Согласно п. 8 ст. 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (в последней редакции) “О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля” юридические лица, индивидуальные предприниматели вправе вести журнал учета проверок по типовой форме, установленной федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным Правительством Российской Федерации. Форма этого журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141. В этом журнале отражаются, наряду с другими проверками в компании, и проверки инспекций по труду.
При проверке Гострудинспекции у работодателя также могут быть потребованы его учредительные документы.
Приведенный список документов нельзя назвать исчерпывающим – при определенных обстоятельствах обязательными могут стать еще и другие документы.
- Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и другие журналы учета и регистрации Вы можете заказать здесь >>
Необязательные документы
К необязательным документам относят должностные инструкции, локальные нормативные акты о структурных подразделениях, какие-то служебные записки, некоторые виды журналов учета и др.
Правила перепечатки данного материала
При перепечатке данного материала на другой сайт обязательно указание перед материалом (в начале!) источника и ссылки на него в следующем виде —
“Источник: https://www.kadrovik-praktik.ru ”
При этом перепечатка допускается только полная и дословная без исключения слов, фраз, абзацев данного материала и без дополнения его.
Запросите согласие на перепечатку по e-mail
Мы в соцсетях:
Подпишитесь бесплатно:
Последние публикации
Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств
Опрос дня
Если вам доводилось оформлять увольнение работников в нерабочие «президентские» дни, то как вы действовали? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>
Тест дня
Мини-тест “Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска”
Пройти тест
СООБЩИТЬ ОБ ОШИБКЕ
Если вы нашли ошибку на сайте:
– выделите текст с ошибкой
– нажмите Ctrl + Enter
– напишите комментарий
Книги по кадровому делопроизводству
От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии.
Доставка по РФ
Все книги >>
Заказать >>
Журналы учета и регистрации. Разные!
Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!
Документы по персоналу — “головная боль” бухгалтеров многих небольших фирм. Сколько кадровых документов должно быть в компании? Какие бумаги необходимо вести в обязательном порядке, а какие имеют рекомендательный характер? Давайте разберемся.
Во многих организациях бухгалтеру помимо своих основных обязанностей приходится выполнять функции кадровика. А именно, оформлять различные приказы по персоналу, заполнять табели учета рабочего времени, составлять графики отпусков, делать записи в трудовых книжках… Поток кадровых документов огромен, но далеко не хаотичен. Все их можно разбить на три группы: обязательные для всех, обязательные при определенных обстоятельствах, имеющие рекомендательный характер. В разрезе этих блоков и предлагаем вести наш разговор.
Без них не обойтись
Для начала рассмотрим документы, которые должны вестись во всех без исключения организациях. Их необходимость прямо или косвенно установлена Трудовым кодексом. К примеру, обязанность по подготовке правил внутреннего трудового распорядка следует из статей 189 и 190 данного нормативного акта.
А вот обязанность составлять положение о защите персональных данных работников в Трудовом кодексе прямо не прописана. Однако, там есть ссылка на то, что с указанным документом под роспись должны быть ознакомлены все сотрудники фирмы (*1). Из этого можно сделать вывод, что данное положение также должно быть в организации.
Список всех обязательных документов приведен в таблице.
Обязательные кадровые документы | |
| Название документа | Форма документа |
По каждому сотруднику | |
Трудовой договор | Произвольная |
Трудовая книжка | Есть две формы трудовых книжек: |
Личная карточка | Форма N Т-2 |
Приказы: | Форма N Т-1 (Т-1а) Форма N Т-9 (Т-9а) Форма N Т-11 (Т-11а) |
Основания к приказам (трудовые договоры, заявления, докладные записки, графики, табели и т.д.) | — |
В целом по организации | |
Штатное расписание | Форма N Т-3 |
График отпусков | Форма N Т-7 |
Табель учета рабочего времени | Форма N Т-13 |
Правила внутреннего трудового распорядка | Произвольная |
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним | Форма утверждена приложением N 3 к постановлению Минтруда России от 10.10.2003 г. N 69 |
Положение о защите персональных данных работника | Произвольная |
Правила (инструкция) по охране труда работников | Произвольная |
Документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и т.д. Например: | Форма N Т-49 |
Как видно из таблицы, большинство обязательных документов оформляют по установленной форме. С заполнением таких бумаг проблем, как правило, не возникает. Что не скажешь про документы, у которых нет строгой формы. Здесь вопросов нередко больше, чем ответов. Несомненный лидер среди “проблемных” бумаг — трудовой договор. Рассмотрим его более детально.
Договор трудовой — документ непростой…
Итак, законодательство не предусматривает какого-либо унифицированного бланка трудового договора. Однако, его форма и содержание четко регламентированы. Во-первых, контракт должен быть оформлен письменно. Причем даже в тех случаях, если его составляют спустя определенное время, после того как сотрудник был допущен к работе. Во-вторых, договор должен содержать обязательные сведения и условия. Напомним, что они установлены статьей 57 Трудового кодекса. В качестве образца трудового договора можно взять бланк, рекомендованный Минтрудом России (*2). Однако, как напомнил Роструд, использовать данные рекомендации следует только в части, не противоречащей кодексу (*3).
Трудовой договор заключают с каждым работником фирмы. Правда, из этого правила есть исключение. Контракт не оформляют с руководителем организации, который к тому же является ее единственным учредителем. Ведь в данной ситуации ему придется подписывать этот документ и за работника, и за работодателя. А это не допустимо (*4).
Одним из ключевых моментов в трудовом договоре является порядок оплаты труда.
В контракте может быть указан размер тарифной ставки или оклада работника, информация о доплатах, надбавках и поощрительных выплатах. Здесь также существуют правила, которых следует придерживаться. Во-первых, зарплата в договоре должна быть установлена в рублях. Указывать размер должностного оклада в иностранной валюте неправомерно. Роструд расценивает данное обстоятельство как нарушение трудового законодательства (*5). Во-вторых, зарплата должна выдаваться не реже, чем каждые полмесяца. Таково требование статьи 136 Трудового кодекса. Некоторые работодатели относятся к этому правилу крайне халатно, указывая в договоре условие о выплате зарплаты один раз в месяц. Они полагают, что подписанный работником контракт с данной оговоркой освободит их от ответственности. Однако, это не так. Обнаружив, что фирма не соблюдает указанное требование кодекса, трудовая инспекция наверняка оштрафует ее по статье 5.27 Кодекса об административных нарушениях. Не спасет компанию от штрафа и заявление сотрудника о согласии получать зарплату один раз в месяц (*6).
Таким образом, размер тарифной ставки (оклада) следует непосредственно указывать в трудовом договоре. При изменении размера тарифной ставки (оклада) следует вносить изменения в трудовой договор, либо допускается ссылка на локальный нормативный акт работодателя об изменении их размера. Вместе с тем на практике в трудовых договорах вместо конкретного размера тарифной ставки (оклада) иногда делается ссылка на штатное расписание. При этом следует иметь ввиду следующее. При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью. Таким образом, до подписания трудового договора работодатель обязан ознакомить работника со штатным расписанием. При изменении размера тарифной ставки (оклада) работодатель должен будет регулярно вносить изменения в штатное расписание, доводя их до работника под роспись. |
Статья 57 Трудового кодекса требует конкретизации в трудовом договоре условий оплаты труда, в том числе размера тарифной ставки или оклада.Рассмотрим еще один немаловажный реквизит трудового договора — его номер. Он не относится к обязательным сведениям, предусмотренным статьей 57 кодекса. Вместе с тем, унифицированная кадровая “первичка” предусматривает нумерацию трудовых договоров. Например, строка “основание” приказа о приеме на работу (форма N Т-1) предполагает, что в ней будет указан трудовой договор с числом и номером. Процедура нумерации контрактов законодательно не регламентирована. Роструд же рекомендует использовать двойную нумерацию: сначала указать номер самого договора, а затем, через дробь — цифру, обозначающую год заключения контракта. К примеру, третьему в 2007 году трудовому договору будет присвоен номер 3/07. А с начала следующего года контракты можно нумеровать заново (*7).
Книжные тонкости
Перейдем к следующему обязательному документу, при заполнении которого часто возникают сложности. Это трудовая книжка. Мы поговорим:
- о порядке оформления трудовой;
- о внесении записей при увольнении;
- о правилах исправления в трудовой.
Как известно, компания должна заполнять трудовую книжку каждому сотруднику, если:
- он проработал в ней свыше 5 дней;
- это место работы для него основное (*8).
Данная норма одинаково распространяется как на граждан России, так и на иностранцев. Другими словами, фирма обязана вести трудовые книжки не только для российских, но и для иностранных сотрудников. При этом оформление книжек для последних имеет некоторые особенности. Во-первых, продолжать заполнять представленную работником иностранную трудовую не стоит. Ему следует завести книжку российского образца. Во-вторых, “переносить” в новую трудовую “заграничный” стаж иностранца не требуется. Поскольку такие сведения необходимы при назначении работнику трудовой пенсии.
А получать ее иностранец будет в своем государстве. Значит, в российской трудовой книжке записи из “заграничной” не нужны (*9).
А какие записи необходимо сделать в книжке при увольнении сотрудников? Самое распространенное основание для расторжения трудового договора — по собственному желанию работника. Нередко бухгалтеры сомневаются, какую статью Трудового кодекса в этом случае указывать в трудовой: 77 (пункт 3) или 80. Правильным является первый вариант. Запись можно оформить, к примеру, так: “Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации”.
Это что касается расторжения бессрочного трудового договора. Но нередко фирмы заключают с сотрудниками срочные контракты. Что же нужно записать в трудовой, если такой договор не будет продлен?
Допустим, по истечении указанного в контракте срока стороны не заявили о его растор-жении. Тогда условие о срочном характере договора утрачивает силу. Это значит, что трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. В такой ситуации следует внести изменения в контракт, заключив дополнительное соглашение. А вот делать какие-либо записи в трудовой книжке в данном случае не требуется (*10).
Бывает, что при оформлении трудовой бухгалтер допускает ошибки. Опишем кратко, как действовать в такой ситуации.
Прежде всего, отметим, что исправления должна вносить та организация, работник которой совершил неточность. Правда, в некоторых случаях корректировать записи может и новый работодатель. Но только при условии, что у него есть официальный документ с прежнего места работы сотрудника.
Если неправильная запись обнаружена через небольшой промежуток времени, то проблем с ее исправлением, чаще всего, не возникает. Тогда в трудовой просто делают необходимую правку. После последней записи ставят следующий порядковый номер и отмечают: “Запись под номером таким-то недействительна”. Затем указывают правильные сведения. При этом проставляют дату исправления, а не дату ошибочной записи.
В графе 4 книжки делают ссылку на соответствующий приказ (*11). Затем в трудовую вносят сведения об увольнении (переводе). Блок записей, в том числе внесенные изменения, “закрывают” печатью и подписями.
Аналогичный порядок действует и в том случае, если ошибка выявлена, когда в книжку уже внесены следующие записи. С одной лишь разницей, что новую запись обязательно нужно удостоверить подписью и печатью. Иначе она будет считаться необоснованной.
Обязательны, но не для всех
Следующая группа документов включает бумаги, которые зависят от специфики организации. Они обязательны только для определенных компаний или при определенных обстоятельствах. Случаи, при которых фирма должна заполнять тот или иной документ, представлены в таблице.
Кадровые документы, обязательные при определенных обстоятельствах | |
| Название документа | Обстоятельства, при которых документ становится обязательным |
Коллективный договор | Одна из сторон (работники или работодатель) проявила инициативу по его заключению |
Должностные инструкции | Если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах |
Положение об оплате и стимулировании труда работников | В компании установлены системы оплаты труда, которые отличаются от обычных должностных окладов, установленных штатным расписанием |
График сменности | Сменная работа |
Положение о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения | В трудовом договоре указано, что сотрудник обязан сохранять коммерческую тайну |
Договор о полной материальной ответственности | Заключают только с теми сотрудниками и на выполнение тех видов работ, которые предусмотрены Перечнем, утвержденным постановлением Минтруда России от 31.12.2002 N 85. В частности, в список включены кассиры, контролеры, а также работы по купле (приему), продаже услуг, товаров и др. Как отмечает Роструд, этот пречень является исчерпывающим и расширительному толкованию не подлежит (*12) |
Журнал прохождения медосмотров | Сотрудники некоторых компаний обязаны проходить медосмотры. Например, у фирм, имеющих автотранспорт, должен быть организован предрейсовый медосмотр водителей транспортных средств (*13) |
Инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности | В работе сотрудников задействованы объекты повышенной опасности. К таким объектам, в частности относят транспортные средства, механизмы, электроэнергию высокого напряжения, взрывчатые вещества. Кроме того, “повышено опасной” признается строительная деятельность. |
В данном перечне документов стоит особо отметить должностную инструкцию. Насколько важно ее разрабатывать? Будет ли считаться нарушением трудового законодательства отсутствие этого документа? В таблице мы указали, что инструкция становится обязательной, если должностные обязанности сотрудников не отрегулированы в трудовых договорах. И действительно, как отмечает Роструд, должностная инструкция — “не просто формальный документ, а документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности, ответственность работника” (*14).
В наличии инструкций заинтересованы как сами компании, так и их сотрудники. Например, без нее отказ в приеме на работу может быть недостаточно обоснованным. Ведь именно в этом документе прописывают дополнительные требования к деловым качествам сотрудника. Поэтому разрабатывать его более чем желательно, причем по каждой должности, имеющейся в штатном расписании. Однако стоит сказать, что в Трудовом кодексе нет упоминания о должностных инструкциях. А значит, их отсутствие не будет являться нарушением трудового законодательства и не влечет какой-либо ответственности работодателя (*15).
На ваше усмотрение
И напоследок — о документах рекомендательного характера. Такие бумаги могут быть, а могут и не быть в организации. Они служат для оптимизации работы с кадрами. Например, к рекомендательным можно отнести следующие документы:
- служебные и докладные записки;
- личные дела;
- справки о трудовой деятельности;
- штатный список. В этом документе указывают, какие утвержденные штатным расписанием должности заняты, а какие — пока вакантны;
- номенклатура дел. Для ее составления можно воспользоваться разделами 7 и 8 “Перечня типовых управленческих документов с указанием сроков хранения” (*16).
Елена Тарасова,
эксперт журнала
*1) п. 8 ст. 86 ТК РФ
*2) пост. Минтруда от 14.07.1993 N 135
*3) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3043-6-0
*4) письмо Роструда от 28.12.2006 N 2262-6-1
*5) письмо Роструда от 10.10.2006 N 1688-6-1
*6) письмо Роструда от 01.03.2007 N 472-6-0
*7) письмо Роструда от 09.08.2007 N 3045-6-0
*8) абз. 3 ст. 66 ТК РФ
*9) письмо Управления правового обеспечения Ро?