С пользой провести рабочий день
Вот уже настало воскресенье, и людей начинают посещать мысли о том, что выходные-то закончились и завтра снова на работу. Придя туда, с самого утра человек мечтает об окончании рабочего дня. Но возможно сделать его прохождение более приятным:
РАБОЧЕЕ МЕСТО – ЭТО КРЕПОСТЬ
Первое, что человек видит, приходя на работу, – это свое рабочее место. И от того, какое оно и как выглядит, зависит очень многое, и прежде всего настроение. Во-первых, необходимо поставить на свой рабочий стол несколько фотографий родных и близких, можно поставить различные сувенирные фигурки, которые не раз за день заставят улыбнуться. Во-вторых, можно прикрепить на стену возле своего стола красочный календарь, который всем поднимет настроение. В общем, даже на такие мелочи стоит обращать внимание, именно из них складывается рабочая атмосфера.
НЕОБХОДИМО ЗАБОТИТЬСЯ О СЕБЕ ДАЖЕ НА РАБОТЕ, ТО ЕСТЬ СОВМЕЩАТЬ ПРИЯТНОЕ И ПОЛЕЗНОЕ
Во время работы тоже нужно думать о своем здоровье и красоте. Можно купить небольшой массажный ортопедический коврик и держать его под столом, время от времени массируя уставшие от каблуков ноги. Также неплохим советом будет хранить в ящике своего стола тюбик крема для рук и периодически пользоваться им, тем самым заботясь о коже рук.
НА РАБОТЕ НЕЗАМЕНИМ ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ: ЕГО НАЛИЧИЕ СЭКОНОМИТ И ВРЕМЯ, И НЕРВЫ
Тайм-менеджмент – это система, которая позволяет распределить время с пользой не только для дела, но и для своего собственного настроения. Когда в наличии масса работы, кажется, что успеть сделать все – это невозможно. Тогда необходимо распланировать свой рабочий день. Лучше все сложные и по какой-то причине неприятные задания сделать в первой половине дня, тогда во второй половине дня все это компенсируется более приятными и легкими заданиями.
СПЛОЧЕННЫЙ КОЛЛЕКТИВ – ЗАЛОГ УСПЕШНОЙ РАБОТЫ
Безусловно, хорошая атмосфера в коллективе очень важна для более плодотворной работы. Чтобы не происходило стычек с коллегами, лучше всегда держать нейтралитет или разрешать конфликты мирно. В идеале коллектив – это сплоченная команда. А вообще можно просто иногда рассылать коллегам смешные и позитивные открытки на электронную почту, чем показать им свою открытость в общении и чувство юмора.
ВО ВРЕМЯ ОБЕДЕННОГО ПЕРЕРЫВА МОЖНО НЕ ТОЛЬКО ОБЕДАТЬ
Вообще, время обеда в рабочий день можно использовать очень плодотворно. Можно на это время покинуть рабочее место и сходить на прогулку, в салон красоты или просто почитать книгу. Поэтому надо помнить, что и обеденный перерыв создан специально для отдыха от работы, во время которого можно заняться собой или просто тем, чем хочется.
ОСВЕЩЕНИЕ РАБОЧЕГО МЕСТА – ВАЖНАЯ СОСТАВЛЯЮЩАЯ ПЛОДОТВОРНОГО ДНЯ
При недостатке освещения в рабочем помещении в организме человека активно начинает вырабатываться гормон сна. В результате этого у него возникает желание уснуть, а не работать. Так вот, чтобы такого ощущения не возникало, на свой рабочий стол необходимо установить личную настольную лампу, благодаря которой сохранится не только бодрое состояние, но и ухудшение зрения грозить не будет.
ДОМАШНИЕ ЖИВОТНЫЕ КАК АНТИСТРЕСС НА РАБОЧЕМ МЕСТЕ
Психологи считают, что благодаря наличию домашнего питомца на работе повышается уровень работоспособности всех сотрудников и, более того, сходит на нет нервный стресс. Можно всем коллективом ухаживать за рыбками в аквариуме или завести хомячка или морскую свинку. Забота о животном отвлечет ненадолго от рабочей суеты и поднимет настроение.
ВОЛШЕБНЫЕ ПРОДУКТЫ, ПОДНИМАЮЩИЕ НАСТРОЕНИЕ
Всем хорошо известно, что существуют продукты, съев которые можно улучшить себе настроение в прямом смысле. Они вырабатывают в организме человека гормон радости. К таким продуктам относятся шоколад, молочные продукты, банан, капуста, клубника и болгарский перец. Чтобы не навредить своей фигуре, лучше есть горький шоколад.
ЗА ХОРОШУЮ РАБОТУ МОЖНО ПОЗВОЛИТЬ СЕБЕ МАЛЕНЬКИЕ РАДОСТИ
Одним словом, необходимо придумать себе бонусную систему поощрений за выполненную работу. К примеру, если сегодня сделать отчет, то вечером можно посмотреть любимый фильм или сделать сегодня весь запланированный материал, и тогда можно будет купить вечером что-то вкусненькое. К тому же надо учесть, что каждое выполненное задание приближает к достижению профессионального успеха.
НЕОБХОДИМО ЖИТЬ ПОЛНОЙ ЖИЗНЬЮ. ВЕДЬ РАБОТА – ЭТО ВСЕГО ЛИШЬ ЧАСТЬ ЖИЗНИ КАЖДОГО ЧЕЛОВЕКА
И стоит понять, что вне работы она должна быть активной, веселой и приносить массу приятного удовольствия. Если человек ведет именно такую жизнь, то рабочий день для него в любом случае проходит легче, потому что после него он идет на вечеринку с близкими друзьями или на концерт любимого исполнителя. В общем, нужно, чтобы работа не мешала быть счастливым и веселым как во время нее, так и после.
Таким образом, необходимо чаще улыбаться, и тогда любой рабочий день пройдет на отлично.
Базовые принципы тайм-менеджмента и методы успешных людей.
https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/2003/og_image/cd16a33a4c9a3b2c5df8ebceb2ef4490.png
Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.
Правила планирования времени
Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:
- Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
- Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
- Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
- Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
- Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.
Как правильно организовать рабочий день
Метод Франческо Чирилло
Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.
Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.
Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.
Метод Дэвида Аллена
Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.
Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.
Метод Айви Ли
Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.
Метод Райдера Кэрролла
Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.
Метод Тима Ферриса
Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!
При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.
Метод Марка Твена
Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.
Метод Бенджамина Франклина
Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».
Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней.
Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:
- Глобальная цель.
- План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
- План на ближайшие 3–5 лет.
- Планы на год и месяц.
- Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.
В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.
Метод Стивена Кови
Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:
- Быть инициативным, искать возможности.
- Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
- Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
- Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
- Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
- Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
- Понимать, что предпринимать сначала.
Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей.
Каждый день мы сталкиваемся с разными делами и задачами, которые нужно сделать. А как организовать и как сделать так, чтобы весь день был продуктивным знают не все.
Поэтому предлагаю почитать советы президента и CEO Red Hat, которые помогут вам извлечь максимум из своего рабочего времени и повысить персональную продуктивность:
Независимо от того, чем вы занимаетесь, есть одно отличительное свойство дня, одинаковое для всех людей: в нашем распоряжении 24 часа.
1. Каждое воскресенье вечером намечайте план на неделю
Воскресными вечерами я сажусь за составление списка ключевых задач на каждый месяц и на текущий год. Эти цели и задачи заполняют каждую неделю, помогают мне придерживаться правильного пути и поддерживать все на должном уровне. Возможно, долгосрочные цели и не требуют неотложных шагов для их достижения, но они, безусловно, важны. Если не проявлять осторожность в данном вопросе, «важные» цели легко могут быть оттеснены «срочными». Затем я проверяю свой график и список дел на неделю. Я знаю, какое время занято под встречи и т.д. После этого я планирую те задачи, которые должен выполнить, и заношу их в мой список дел.
Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае вы пустите все на самотек… и срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно.
Главное — создать структуру вашей недели и дисциплинированно ее выполнять. В противном случае срочные дела будут вытеснять то, что действительно важно
2. Заранее выделяйте время для выполнения конкретных задач
Каждый из нас вносит в свой график расписание встреч и совещаний. Пойдите еще дальше и выделите время для выполнения конкретных задач. Например, занесите в список дел «составить новое предложение», или «создать презентацию», или «рассмотреть и утвердить рекламные материалы».
Выделите время для выполнения конкретных задач. Если вы не будете заранее выделять время под выполнение этих задач, они будут откладываться на потом и отставать по срокам. Или вам придется постоянно прерываться на другие дела. Или вы потеряете концентрацию и упустите их из виду. И по-настоящему важные дела останутся несделанными.
3. Следите за тем, чтобы список задач был выполнимым
Я часто создавал список дел, но не выделял нужное количество времени на выполнение каждой задачи. Чем это обернулось? В моем списке всегда было больше дел, чем я физически мог сделать, что превращало его в список пожеланий. Если у вас запланировано на сегодня шесть часов совещаний и множество задач, на выполнение которых уйдет в сумме восемь часов, то эти задачи так и останутся стоять в листе ожидания.
Реалистичное распределение задач заставляет вас расставлять приоритеты. (Лично мне нравится органайзер Toodledo, но существует множество других инструментов, которые можно использовать для планирования своей работы.) Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря. Когда вы знаете, что решение данной задачи занимает не более 30 минут, вы будете работать более интенсивно и не обращать внимания на отвлекающие факторы.
Реалистичное распределение задач и времени на их выполнение помогает вам не тратить время зря.
4. Назначайте 30-минутные встречи по умолчанию
Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей. На решение большинства вопросов уйдет не более 30 минут. Многие из них можно обсудить в течение 15 минут — особенно если каждый, кто приглашен на совещание, осведомлен о том, что встреча будет продолжаться лишь 15 минут.
Тот, кто изобрел в программных средствах календарного планирования один час по умолчанию, тратит впустую миллионы часов других людей.
Не становитесь рабом инструментов планирования с заданными по умолчанию параметрами. Назначайте часовое совещание, только если вы абсолютно уверены в том, что вам это нужно.
5. Скажите нет многозадачности
Во время совещания — особенно если на него отведен целый час — очень трудно удержаться от выполнения сразу нескольких бессмысленных задач. (Кто не чистил свой электронный ящик от накопившихся писем во время встречи?) Проблема в том, что такое рассеивание внимания делает эти встречи менее продуктивными. Даже если вы делаете вещи, не требующие умственной активности, вы отвлекаетесь — и становитесь менее продуктивным.
Многозадачность — убийца личной производительности
Многозадачность — убийца личной производительности. Не пытайтесь сделать более-менее хорошо два дела одновременно. Лучше сосредоточьтесь на одном — и сделайте его безупречно.
6. Постарайтесь максимально эффективно использовать «пограничное» время
Самая большая потеря времени у меня происходит, когда я еду на работу, когда я возвращаюсь домой и когда я нахожусь в аэропорту, поэтому я всегда обращаю особое внимание на то, как продуктивно использовать это время. Я почти всегда планирую сделать несколько звонков по дороге на работу. Это просто: я беру детей в школу и высаживаю их в определенное время; поэтому я могу создать временной слот с 8:00 до 8:30 для звонка. Как правило, я не вношу в расписание телефонные звонки по дороге домой. В это время я могу кому-то перезвонить, например тем людям, которые находятся на Западном побережье.
В аэропорту я использую Pocket, подключаемый модуль браузера, который загружает статьи для отложенного чтения. Я могу загрузить до 10 статей и заранее обеспечить себя полезным контентом, который я захочу прочитать, пока буду ждать прохождения таможенного досмотра.
Изучите внимательно свой день. Определите время простоя. Затем запланируйте то, что вы могли бы сделать в течение этого времени
Изучите внимательно свой день. Определите время простоя. Затем запланируйте то, что вы могли бы сделать в течение этого времени. Назовите его «пограничным» временем, за счет которого вы действительно можете повысить свою производительность.
7. Следите за временем
Как только вы начнете следить за своим временем (я использую для этих целей таймтрекер Toggl), вы поразитесь тому, сколько времени тратите на непродуктивные занятия. При вводе информации не надо вдаваться в подробности, просто напишите, чем вы собираетесь заниматься.
Как только вы начнете следить за своим временем, вы поразитесь тому, сколько времени вы тратите на непродуктивные занятия
Учет времени, уходящего на определенные задачи, я начал вести совсем недавно. Это был бесценный опыт, который раскрыл мне глаза на многие вещи и действительно помог сосредоточиться на главном.
8. Задумайтесь об обеде. Ваш обед может занять час. Или 30 минут. Или 10 минут
Сколько бы времени ни уходило на обед, задумайтесь о том, что вы делаете. Если вы привыкли перехватывать что-то прямо на рабочем месте, чтобы заглушить урчание в животе, хорошо. Но если вы извлекаете дополнительные возможности из небольшого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может быть прекрасным решением: вы можете создавать новые полезные связи и знакомства, неформально общаться и создавать культуру компании — если только вы не ходите на обед каждый день одним и тем же составом.
Если вы извлекаете дополнительные возможности из небольшого перерыва, обед — это как раз то время, когда многозадачность может быть прекрасным решением.
Выберите два дня в неделю, чтобы пойти пообедать с людьми, которых вы не очень хорошо знаете. Или просто прогуляться. Или сделать что-то продуктивное лично для себя. Скажем, вы тратите на обед один час каждый день; это пять часов в неделю. Задумайтесь о том, как вы проводите это время. Вы не должны работать, но вы должны заставить это время работать на вас.
9. Не занимайте работой время, которое вы должны проводить с семьей
Я, как и вы, немного трудоголик. Так что я очень тщательно подхожу к тому, как провести вечер. Когда я прихожу домой с работы, это время я посвящаю семье: Мы вместе ужинаем, помогаем детям с домашним заданием. Я полностью прекращаю работу. Никаких телефонных звонков, никаких сообщений по электронной почте.
По большому счету у нас есть два часа до того, как дети должны готовиться ко сну. Все это время я посвящаю своей семье. После чего могу переключиться обратно на работу. Мне удобно уходить с работы в 5:00 или 5:30 вечера, потому что в 8 или 9 часов я смогу возобновить решение рабочих дел.
В каждой семье есть часы наибольшей активности, когда все ее члены собираются вместе, что-то обсуждают, взаимодействуют друг с другом. Если вы заранее не высвободите это время, велик шанс плавно переключиться на работу. Поэтому важно определить эти границы: когда вы работаете, а когда проводите время со своими домашними. Это означает никаких телефонных звонков за столом, никаких деловых сообщений и других офисных активностей. Отвлекитесь от работы, побудьте со своей семьей. Важно определить границы: когда вы работаете, а когда проводите время со своими домашними
10. Начинайте каждый день правильно
Первым делом, встав с постели, я делаю утреннюю гимнастику, потому что физические упражнения заряжают меня энергией. (Исследования также показывают, что умеренная аэробная нагрузка может улучшить ваше настроение до 12 часов.)
Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким
Я встаю рано и делаю пробежку. Потом я читаю газету, чтобы дать себе немного расслабиться после тренировки. Затем я спускаюсь вниз, чтобы позавтракать с детьми. Вы не только получаете заряд бодрости и энергии, но и подготавливаете почву для остальной части дня. Начните свое утро продуктивно, и весь ваш день будет таким.