Виды документов и их польза
Что такое документ
По классическому определению, документ – материальный носитель информации, свидетельствующий о чем-либо. Строго говоря, любая книга, картина, фильм, скульптура, глиняная табличка и берестяная грамота – документы, рассказывающие о людях, событиях, эпохе, обычаях и нравах.
Смысл документа в том, чтобы сохранять и передавать информацию во времени и пространстве.
Сегодня документальным считается не любой носитель данных. Документ должен быть оформлен определенным образом и иметь необходимые реквизиты (с латинского – “необходимое”).
Реквизитами являются: наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, гриф согласования (утверждения).
Документ без реквизитов не имеет юридической силы.
То есть сочинение в школьной тетрадке о том, как ваш младший брат пошел в первый класс, это – творческая работа, а та же история, отраженная в заявлении родителей и личном деле учащегося – уже документ.
Рис. 1. Классификация и виды документов
Функции документов
Процесс документирования информации и организацию работы с документами называют делопроизводством. Документоведение и делопроизводство недаром стали особой сферой человеческой деятельности. Чем сложнее организация общества, тем больше функциональная нагрузка документа.
Различают общие и специальные функции.
Общие
Общие функции характерны для всех видов:
- информационная – закрепление, хранение, передача информации;
- социальная – регулирует отношения человека и общества;
- коммуникативная – передача, обмен, преемственность информации;
- культурная – служит памятником истории и культуры.
Специальные
Специальные зависят от области применения:
- правовая – регулирует общественные правоотношения;
- управленческая – регулирует организационные и управленческие процессы в обществе;
- исторического источника – сохранение, предоставление объективной исторически значимой информации;
- учетная – фиксация количественных характеристик;
- познавательная – получение, передача знаний.
Виды документов
Любой документ многофункционален, служит различным потребностям человека и общества. Есть разные подходы к классификации документов, но все они связаны с их функциями и целевым назначением.
По способу документирования
Такой вид классификации определяет, каким образом, на какой носитель помещены и сохраняются данные в виде:
- письменного или печатного текста на бумажном носителе;
- текста, записанного на электронный носитель (карту памяти, дискету);
- чертежей, схем, планов, карт;
- текста или изображения, запечатленного на фото- или кинопленке.
- аудио- или видеозаписи на диске, дискете, карте памяти.
По сфере использования
Наиболее актуальная, классифицирует документацию в соответствии с целями, функциями и областью применения.
Организационно-распорядительные и нормативные документы
Сюда относят положения, уставы, должностные инструкции, правила – распоряжения, приказы, решения, постановления. Они обеспечивают управление и слаженную работу предприятия, организации, общественных структур.
Той же цели служат вспомогательные документы (справочного, информационного характера): справки, акты, докладные записки, инструкции, объяснительные записки.
Финансово-бухгалтерские
Обслуживают финансовые отношения в обществе (организации). Это платежные ведомости, счета, накладные, чеки, финансовые отчеты, квитанции, табели и так далее.
Бухгалтерские документы подразделяются на:
- распорядительные – разрешения, указания, распоряжения;
- оправдательные – товарные чеки, гарантийные талоны, квитанции;
- учетные – табели, ведомости, отчеты;
- комбинированные – расходный кассовый ордер.
Рис. 2. Функции документов
Научно-технические
Сопровождают научные изыскания, фиксируют результаты исследований, обобщают, систематизируют, регламентируют информацию, ее практическое применение.
Различают:
- проектную документацию (ПД);
- научно-исследовательскую (НД);
- конструкторскую (КД);
- технологическую (ТД);
- патентную документацию (ПД).
По личному составу
Регулируют отношения между работодателем и работниками, между сотрудниками, определяют профессиональные обязанности каждого работника, соблюдение трудовой дисциплины.
Их делят на подгруппы:
- учет трудовых кадров, рабочего времени и оплаты труда;
- комплектование штата сотрудников;
- формирование персонального рейтинга;
- контроль выполнения работ и соблюдения дисциплины.
К ним относятся трудовые договоры, приказы о зачислении и увольнении, трудовые книжки, личные дела, учетные карточки, дипломы и свидетельства об аттестации.
Отчетно-статистическая документация
Этот вид охватывает 3 уровня:
- государственный;
- ведомственный;
- внутриучрежденческий.
Хранит учетную информацию о количественных показателях во всех сферах общественной жизни – социальной, экологической, производственной, политической, национальной.
По направлению движения
Классификация по направлению движения документации учитывает весь документооборот предприятий:
- входящие – поступившие в организацию извне (извещения, реклама, прейскуранты, приглашения, программы конференций);
- исходящие – составленные в организации и адресованные (отправленные) другим организациям, гражданам, структурам (отчеты, письма, докладные записки);
- внутренние – составленные для служебного использования в рамках организации (распоряжения, расписания, правила внутреннего распорядка, маршрутные листы).
По ограничению доступа
Классификация по ограничению доступа определяет степень секретности документа по принципам системного подхода, объективности, минимизации объема закрытой информации, периодического пересмотра степени секретности.
Здесь существуют такие разновидности:
- открытые документы – содержат общедоступную информацию (реестры, бюллетени, приглашения);
- служебные (конфиденциальные) – свободны только во внутреннем доступе организации и служат сохранению коммерческой тайны (технологические карты, рецептуры, статистические отчеты);
- секретные – с разной степенью ограничений доступа.
Важно! Различают 2 уровня секретности:
- Гриф “Особой важности” означает наивысший уровень секретности. Применяется для документов государственного значения, касающихся национальной безопасности.
- Гриф “Совершенно секретно” служит сохранению государственной тайны (военные, инновационные технические, научные сведения, внешнеполитические программы).
По происхождению
Классификация по происхождению различает три вида документов.
- Личные бумаги – не касающиеся общественных или служебных отношений (переписка, дневники, мемуары, рукописи).
- Официальные (юридически оформленные) документы, касающиеся планирования, учета, снабжения, финансирования на государственном и ведомственном уровне. Среди официальных выделяют подгруппу личных – паспорт, ИНН, водительские права, диплом, и т.п.
- Служебные – сопровождающие внутреннюю деятельность предприятий.
Рис. 3. Распорядительные документы
По юридической значимости
Классификация по юридической значимости группирует документы и их производные по наличию/отсутствию юридической силы.
- Подлинник (оригинал) – исходный экземпляр документа, имеющий уникальные реквизиты (номер, серию, печать, время и место выдачи, подпись чиновника), обладающий юридической силой.
- Дубликат – экземпляр, выданный повторно взамен утраченного. Обладает всеми характеристиками оригинала и юридической силой, но имеет пометку о повторной выдаче.
- Копия – документ, полностью повторяющий содержание, внешний вид подлинника, но не имеющий юридической силы.
- Заверенная копия – копия документа, чье соответствие оригиналу подтверждено юридически (+ проставлены установленные реквизиты). Такая копия часто может заменить оригинал.
Классификация по форме изложения
Определяет структуру, содержание, внешний вид документа, степень допустимой свободы формулировок.
- Индивидуальные документы допускают свободную передачу фактов, рекомендаций, указаний по усмотрению составителя. Они создаются для конкретной ситуации (распоряжения, протоколы, автобиографии, объяснительные записки).
- Трафаретные – имеют структуру, заложенную с помощью стандартных фраз с пропусками, типовых вариантов ответов, прочерков, “окошек” для занесения вариативной информации (анкеты, справки, бланки заявлений).
- Типовые документы пишутся на основании образца или эталона, созданного для часто повторяющихся ситуаций (договоры, деловые письма, инструкции).
Другие критерии классификации документов
Возможны видовые разграничения:
- По сложности:
- Простые документы освещают один вопрос (короткая справка, согласие, расписка).
- Сложные – два и более (приказ, характеристика, отчет).
- По обязательности исполнения:
- Информационные – не требуют исполнения (справки, отчеты, свидетельства).
- Рекомендательные – носят факультативный характер, не требуют обязательного исполнения (методические рекомендации, медицинские направления).
- Директивные – имеют нормативный характер, юридическую силу. Обязательны для исполнения (указы, приказы, постановления).
- По наименованию:
- Приказы.
- Письма.
- Ходатайства.
- Справки.
- Заявления.
- Постановления.
- Решения.
Таким образом, документ – это носитель, имеющий определенную форму, реквизиты, который служит для хранения и передачи информации. Любая классификация так или иначе связана с функциями и целевым назначением документов. Поэтому так важно при оформлении договоров, заключении сделок, оформлении документов на передачу прав собственности и во всех других ситуациях иметь полное понимание того, какой именно форме надо отдать предпочтение, чтобы документ имел юридическую силу.
Предлагаем посмотреть короткое видео на тему определения документа:
Документ представляет собой материальный объект, в котором содержится определенная информация. Слово имеет латинские корни и переводится как “доказательство, образец, свидетельство”. Рассмотрим далее, какие бывают типы документов. 
Терминология
В законодательстве содержится определение документа. В соответствии с ней, он представляет собой материальный носитель информации, зафиксированной в нем в форме текста, изображения, звукозаписи либо их сочетания. Практически все типы документов имеют свои реквизиты. По этим элементам можно идентифицировать носитель. Он используется для передачи сведений в пространстве и времени для хранения и последующего применения. Данное определение характеризует документ в узком смысле. В широком смысле в качестве такого носителя информации могут выступать различные объекты. Например, документами можно считать книги, скульптуры и так далее.
Основные характеристики
В настоящее время существуют различные типы документов. Все они имеют свою специфику, отличительные черты. Однако их все объединяет одно назначение – они применяются для передачи какой-либо информации. Важнейшими носителями сведений считаются документы гражданина. Они выступают в качестве удостоверений, позволяющих идентифицировать того или другого человека, указывающих на его принадлежность к какому-либо объединению или возможности осуществлять ту или иную деятельность. В информационных системах, с одной стороны, документ как материальный объект характеризуется комплексом значений его свойств (реквизитов, атрибутов), то есть его метаданными. Вместе с этим описывается содержание присутствующих и закрепленных в нем сведений. Это, как правило, осуществляется посредством индексов или кодов. Например, врачи, заполняя определенные медицинские документы, используют шифры вместо слов. 
Делопроизводство
Различные типы документов могут касаться одного вопроса. В ряде случаев для упрощения работы с ними их объединяют. Совокупность носителей, посвященных какому-либо вопросу, называется документацией. В процессе ее создания и оформления осуществляется запись информации. Она выполняется по определенным правилам. Особенно это касается случаев, когда создаются документы предприятия. В организации в обязательном порядке должен быть человек, который будет фиксировать информацию на носители. Любые, в том числе общие документы компании, выступают в качестве источника тех или иных сведений.
При несоблюдении установленных правил важная информация может быть потеряна. В ходе документирования необходимо учитывать существующие законодательные нормы, соблюдать общегосударственные требования по составлению и оформлению сведений. Для более полной реализации предписаний издаются специальные инструкции, правила, устанавливается порядок делопроизводства. Так, бухгалтерские документы оформляются по ПБУ. В этих Правилах установлены основные требования к содержанию отчетности. Для упрощения работы используются бланки документов, утвержденные на правительственном уровне. Их использование обязательно для всех организаций, действующих в тех или иных сферах.
Классы документов
Все носители тех или иных сведений можно разделить по различным признакам. Так, по происхождению выделяют личные и официальные документы. К первым относят носитель информации, созданный человеком за пределами его профессиональной деятельности. К личным документам относят переписку, дневники, мемуары и так далее. Они все создаются в рамках частной жизни лица. Официальными считаются документы, которые составляются, оформляются и удостоверяются в соответствующем порядке физическим либо юрлицом.
В этой категории выделяют группу личных носителей сведений. К ним, в частности, относят документы, которые позволяют идентифицировать человека (вид на жительство, паспорт), удостоверяют образование и специальность (аттестат, диплом), трудовой стаж и так далее. Делопроизводственные службы осуществляют работу обычно с официальными носителями сведений. Большинство из них относятся к сфере управления. Они создаются для реализации таких функций и задач, как планирование, финансирование, учет (бухгалтерские документы), снабжение, контроль и так далее. В текущей деятельности компании используются служебные носители информации. 
Категории по способу внесения сведений
В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:
- Письменные. Это текстовый носитель, сведения в котором фиксируются разными видами письма.
- Рукописные. В такой документ сведения вносятся от руки.
- Текстовые. На таком носителе присутствует речевая информация, зафиксированная с помощью любой звукозаписывающей или письменной системы.
- Электронные. Эти документы создаются с использованием компьютера.
- Машинописные. На такие носители письменные знаки наносят с помощью технических средств.
- Изобразительные. Документы этой категории иллюстрируют информацию, путем иллюстрирования какого-то объекта.
- Фотографические – созданные с помощью фотоприемов.
- Кинематографические – аудиовизуальные или изобразительные документы.
В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:
- Беловыми. В таких документах текст составлен без помарок и исправлений или перенесен с другого носителя.
- Черновыми. Такие документы отражают работу редактора либо автора над текстом.
В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер. 
Объем содержания и ограниченность доступа
В зависимости от количества вопросов, которые освещает текст, различают простые и сложные документы. К первым относят, к примеру, заявления, письма и прочее. В их тексте затронут один вопрос. Сложные документы могут быть направлены нескольким должностным лицам, структурным подразделениям, учреждениям сразу. К ним, в частности, относят решения, постановления, приказы, инструкции и прочие. Часть из них используется как юридические документы.
К примеру, локальные нормативные акты организации – приказы, распоряжения. Среди них есть и технические документы. Например, это могут быть регламенты, стандарты, инструкции и так далее. В зависимости от ограничения доступа документы могут быть несекретными, секретными и для служебного пользования. Последние могут свободно использоваться при необходимости сотрудниками данной компании. Для работы с секретными документами необходимо получение специального разрешения. Использование их осуществляется по установленным правилам. Многие из них также используются как юридические документы. Секретные и служебные носители информации помечаются соответствующими грифами.
Способ изложения
По этому критерию документы разделяют на:
- типовые;
- трафаретные;
- индивидуальные.
В последних содержание изложено в форме связанного текста. Автор (составитель, исполнитель) индивидуальных документов подготавливает оригинальное изложение, касающееся одного либо нескольких вопросов для исполнения определенной управленческой задачи. Такие носители информации представляют собой литературный текст. Трафаретные документы отличаются формализованным изложением. В них используются предварительно подготовленные фразы либо отдельные фрагменты повторяющегося текста и присутствуют пропуски для внесения переменных сведений. К самым распространенным видам таких документов относят справку или анкету.
Переменная информация вписывается в них обычно от руки. Для постоянной информации существуют специальные бланки документов. Например, это могут быть благодарственные письма, декларации и так далее. Типовыми документами пользуются для фиксирования повторяющихся сведений. Тексты составляются по образцу. Например, это могут быть правовые документы (соглашения, договора), инструкции, правила и так далее. Метод типизации в делопроизводстве используется для составления форм текстов – образцов (эталонов). На их основе уже создаются те или иные документы. Типовым называют текст-образец. Впоследствии на его основании излагаются тексты с аналогичным содержанием. 
Степень подлинности
Документы могут быть оригинальными, дубликатами и копиями. Подлинниками называют единственный или первый экземпляр. Это, как правило, юридические документы, которые удостоверены подписью уполномоченного лица, грифом утверждения, оттиском печати и регистрационным индексом. В подлиннике в обязательном порядке присутствуют сведения, которые подтверждают его достоверность. Так, правовые документы, например, содержат информацию об авторе, месте, времени создания. Дубликатом называют повторный экземпляр. Такой документ также имеет юридическую силу. Дубликаты оформляются при утере оригинала. Например, в случае потери трудовой книжки, работодатель обязан выдать сотруднику повторный экземпляр. Копия полностью или частично воспроизводит информацию с подлинника. Такой документ не обладает юридической силой. Копия приобретает ее при нанесении на нее соответствующих реквизитов. Например, копия доверенности, заверенная у нотариуса, имеет юридическую силу.
Прочие критерии
В зависимости от срока, в течение которого информационные носители присутствуют в учреждении, выделяют: документы постоянного, временного (до десяти лет) и долговременного (больше 10 лет) хранения. Те или иные периоды устанавливаются Федеральным архивом и закрепляются в соответствующих перечнях. В зависимости от способа передачи различают:
- Телефонограммы.
- Телексы.
- Электронные сообщения.
- Телеграммы.
- Письма.
- Факсограммы.
Для передачи одних используется офисная техника (факс, например).
Назначение информационных носителей
Документы, отобразив (зафиксировав) те или иные сведения, обеспечивают, таким образом, их накопление и сохранение, возможность передачи заинтересованным лицам, многократное использование. Носители информации считаются одним из обязательных элементов внутренней структуры организации, учреждения, компании, посредством которого обеспечивается взаимодействие подразделений. На основании той или иной информации принимаются различные решения. Сведения выступают как доказательства исполнения распоряжений, источник обобщений, материал для справочно-поисковой деятельности. Документ в управленческой работе является и предметом, и результатом труда, поскольку решение, которое принято, записывается, фиксируется в нем. Задача делопроизводителей следить за сохранностью, своевременной сдачей, выдачей информационных носителей. Если работа касается бумажных или электронных документов, то специалисты должны соблюдать установленные требования при их оформлении.
Основные признаки
К внешним параметрам документа относят те, которые отражают его размер и форму, способ записи, а также элементы оформления. Автором выступает юрлицо или человек, составивший текст. В документе присутствует несколько элементов, которые именуются реквизитами. В частности, к ним относят:
- Наименование.
- Адресата.
- Автора.
- Дату.
- Текст.
- Резолюцию.
- Подпись.
- Гриф утверждения, согласования и так далее.
В различных документах используются разные наборы реквизитов. Некоторые имеют ограниченное количество обязательных элементов. Количество реквизитов зависит от цели создания, назначения, требований к форме и содержанию документа, а также способа записи сведений.
Формуляр
Он представляет собой совокупность реквизитов. Формуляр, который используется для определенного вида документов (распоряжения, приказа), называется типовым. Он характеризуется определенным набором реквизитов, которые располагаются в строгой последовательности.
К примеру, в формуляр заявления включают: адресата, автора, наименование документа, текст, личную подпись, дату. Один носитель информации считается единичным экземпляром. Однако деятельность организации оформляется и фиксируется в комплексе целого ряда документов. Они или их группы взаимодействуют определенным образом и соответствуют управленческим функциям. Совокупность носителей информации, которые взаимосвязаны по своему наименованию, назначению, признакам, сфере распространения, а также единым требованиям, предъявляемым к их оформлению, формируют систему документации. В настоящее время в деловом обороте компаний официальная информация помещается на бумажные и электронные носители.