Удержания из зарплаты по заявлению сотрудника в пользу третьих лиц
После того, как из заработной платы был удержан НДФЛ и суммы по исполнительным документам, работодатель по заявлению сотрудника может производить другие удержания в пользу третьих лиц – например, на благотворительность, на погашение кредита. Как настроить и зарегистрировать такие удержания в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3, рассказывают эксперты 1С.
Исчерпывающий перечень удержаний по инициативе работодателя из заработной платы сотрудника приведен в статье 137 ТК РФ и ч. 4 ст. 15 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ. Другие удержания из зарплаты производятся работодателем только с письменного заявления сотрудника.
1С:ИТС
Подробнее о том, какие действия нужно предпринять работодателю для осуществления удержаний по инициативе работника, см. в «Справочнике кадровика» раздела «Кадры и оплата труда».
Порядок отражения удержания в пользу третьих лиц в программе «1С:Зарплата и управление персоналом 8» редакции 3 рассмотрим на следующем примере.
Пример
В соответствии с письменным заявлением сотрудницы ООО «Стиль» А.А. Иванцовой из ее заработной платы ежемесячно, начиная с марта 2018 года, удерживается и перечисляется в благотворительный фонд 1 000 руб.
Выполняются следующие действия:
1. Настройка вида удержания.
2. Регистрация и удержание сумм сторонним организациям.
Настройка вида удержания из заработной платы
В разделе Настройка – Удержания нужно нажать на кнопку Создать. В поле Наименование следует заполнить название вида удержания, в нашем Примере – Удержание (сторонние организации) (рис. 1). Флаг Удержание больше не используется устанавливается в случае, если на предприятии данный вид удержания больше не используется.
Рис. 1
На закладке Основное:
- в разделе Назначение и порядок расчета в поле Назначение удержания нужно выбрать значение Прочее удержание в пользу третьих лиц. В поле Удержание выполняется – значение Ежемесячно (такое удержание можно назначить в качестве планового с помощью документа Постоянное удержание в пользу третьих лиц, а его расчет будет автоматически выполняться при окончательном расчете зарплаты документом Начисление зарплаты и взносов);
- в разделе Расчет и показатели устанавливается переключатель в положение Результат вводится фиксированной суммой. Если необходимо настроить формулу, нужно установить переключатель в положение Результат рассчитывается, и по ссылке Редактировать формулу вызывается редактор формул и описывается формула удержания.
Закладка Расчет базы недоступна (закладка становится доступной, если в формуле используется показатель Расчетная База, т. е. при расчете удержания предполагается использование результатов расчета начислений).
На закладке Описание в поле Краткое наименование можно задать краткое наименование удержания. Оно будет выводиться в различных отчетах по удержаниям. На этой же закладке также можно заполнить произвольное описание удержания для справки. Затем следует нажать кнопку Записать и закрыть.
Удержание из зарплаты в пользу сторонних организаций
Для назначения сотруднику удержания сторонним организациям используется документ Постоянное удержание в пользу третьих лиц (раздел Зарплата – Алименты и другие удержания – кнопка Создать).
Поле Организация заполняется по умолчанию. Если в информационной базе зарегистрировано более одной организации, то необходимо выбрать ту организацию, сотруднику которой вводится сумма удержания.
В поле Дата указывается дата регистрации документа в информационной базе. В поле Удержание выбирается вид удержания (для выбора доступны виды удержаний с назначением Прочее удержание в пользу третьих лиц). В нашем Примере – Удержание (сторонние организации).
Устанавливается переключатель в положение Начать новое удержание. Если удержание этого вида сотруднику уже назначено, то с помощью другого экземпляра документа можно изменить его условия (размер), установив переключатель в положение Изменить…, или прекратить с выбранной даты, установив переключатель в положение …или прекратить удержание, действующее на основании и указав в качестве основания документ, с помощью которого был назначен данный вид удержания. Кроме того, имеется возможность назначить еще одно удержание этого же вида, например, в пользу другого контрагента.
В поле С… указывается дата, с которой будет производиться удержание (в Примере – с 01.03.2018). В поле удерживать по… указывается дата, после которой удержание производить не следует (в нашем примере дату указывать не нужно). Если окончание периода не задано, впоследствии прекратить удержание можно другим экземпляром документа.
В поле Контрагент выбирается третье лицо, в пользу которого выполняется удержание, которое предварительно необходимо добавить в справочник Контрагенты (раздел Настройка – Контрагенты). Его указание позволяет при последующем формировании данных для отражения в бухгалтерском учете заполнить контрагента в этих данных автоматически.
В табличную часть вводится строка по кнопке Подбор или Добавить и указывается:
Колонка | Значение |
«Сотрудник» | Сотрудник, из зарплаты которого производится удержание |
«Рабочее место» | Имеется возможность выбрать, с начислений по какому рабочему месту следует выполнять удержание: если сотрудник работает на нескольких местах работы – на основном месте работы и по внутреннему совместительству. По умолчанию установлено значение «Все рабочие места», т. е. удержание назначается по всем рабочим местам |
«Размер» | Сумма удержания. В нашем примере – 1 000 руб. |
После этого следует нажать кнопку Провести и закрыть.
Расчет суммы удержания производится с помощью документа Начисление зарплаты и взносов (раздел Зарплата – Начисление зарплаты и взносов). Для автоматического заполнения и расчета документа используется кнопка Заполнить или Подбор. В табличную часть на закладке Удержания вносятся строки по всем видам удержаний, назначенным сотрудникам в плановом порядке.
Зарегистрированная сумма удержания уменьшает сумму к выплате сотруднику. В расчетном листке (раздел Зарплата – Отчеты по зарплате – Расчетный листок) сумма удержания отражается в разделе Удержано.
При синхронизации данных с бухгалтерской программой на сумму удержания создается проводка по дебету счета 70 и кредиту счета 76.49 «Расчеты по прочим удержаниям из заработной платы работников».
Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 24 февраля 2012 г.
Содержание журнала № 5 за 2012 г.
А.В. Овсянникова, эксперт по налогообложению
Иногда сотрудники приходят в бухгалтерию и просят перечислить часть их зарплаты на погашение кредита, бывшей жене (без исполнительного документа) и на другие цели. А бухгалтеры сомневаются, обязаны ли они выполнять такие просьбы, а если да, то есть ли какие-то ограничения по перечисляемой третьим лицам сумме.
Обязаны ли вы выполнять просьбу работника
Перечисление денег кому-либо по просьбе работника — это ваше право, а не обязанность. Ваша обязанность — перечислить зарплату сотрудника на его банковский счет в порядке, определенном трудовым договором, или выдать зарплату наличными. Но если руководитель дал команду выполнить просьбу сотрудника, деваться вам, конечно, некуда.
Безусловно, это дополнительная работа для вас. Особенно если все сотрудники имеют счета в одном банке и вы перечисляете им деньги одной платежкой в рамках зарплатного проекта. Кроме того, за перечисление денег третьим лицам ваша организация заплатит банковскую комиссию, которую потом придется взыскивать с работника.
Сколько можно перечислить третьим лицам
Каких-либо ограничений по сумме перечислений нет. Ведь это не удержание из зарплаты работника по распоряжению работодателя или на основании исполнительных документовстатьи 137, 138 НК РФ, а распоряжение сотрудника своей зарплатой. Так что если сотрудник попросит перечислить кому-либо 100% своей зарплаты, причитающейся ему после удержания НДФЛ и других обязательных выплат (к примеру, алиментов, возмещения материального ущерба по решению работодателя), смело это делайте.
Что должно быть в заявлении сотрудника
Сотрудник должен составить заявление на имя руководителя организации в произвольной форме. В нем должны быть указаны следующие данные:
- какая сумма подлежит перечислению третьим лицам (можно указать фиксированную сумму или процент от причитающейся заработной платы);
- из каких выплат будет производиться перечисление в пользу третьих лиц: только из оклада или и из других причитающихся работнику выплат (премий, выплат по больничным листам и т. п.);
- в какой момент удерживать и перечислять причитающиеся третьим лицам суммы:
- <или>только при выплате аванса по зарплате;
- <или>только при выплате окончательного расчета по зарплате;
- <или>при каждой выплате сотруднику денег;
- на протяжении какого периода будут производиться перечисления указанным лицам;
- непосредственный получатель денег и его банковские реквизиты;
- основание для перечисления третьим лицам (например, погашение по кредитному договору №…). Это пригодится вам при заполнении платежки. Хотя если сотрудник не укажет эту информацию, вы можете просто написать в поле назначения платежа: «За Иванова Ивана Ивановича».
Помимо этого, нужно, чтобы в заявлении сотрудник дал согласие на то, что комиссия банка за перевод средств будет удерживаться из его зарплаты. Если комиссия будет уплачиваться за счет средств организации, то вы не сможете включить ее в расходы в целях уменьшения налога на прибыль. Кроме того, эта комиссия будет являться доходом сотрудника, с которого нужно удерживать НДФЛподп. 1 п. 2 ст. 211, п. 16 ст. 270 НК РФ.
Для удобства советуем разработать единую форму заявления. Она может выглядеть так.
Генеральному директору
ООО «Мотор-вест»
Епифанову О.А.
от Спиридонова Е.В.
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу перечислять часть моей заработной платы в размере 6150 руб. на погашение кредита по договору № 6852 от 01.02.2012.
Перечисление прошу производить в день окончательного расчета по зарплате в течение 5 месяцев начиная с 01.03.2012.
Реквизиты для перечисления:
Банк получателя: ЗАО «Русский Банк»
БИК 044584152
ИНН 7710058547 / КПП 775001001
Корреспондентский счет 30101810700000000171
Расчетный счет 40702810000000000111
Получатель: ЗАО «Русский Банк»
С удержанием из заработной платы комиссии банка за перечисление платежей согласен.
Спиридонов Е.В.
06.02.2012
Кстати, при перечислении денег по заявлению работника вполне могут возникнуть следующие неожиданные ситуации:
- <или>суммы выплат сотруднику в конкретном месяце не хватает для перечисления третьим лицам в том размере, который сотрудник указал в заявлении.
Вас это волновать не должно. Сколько можете, столько и перечисляете. Работник узнает о возникновении такой ситуации из расчетного листкаст. 136 ТК РФ, хотя все-таки мы советуем вам сообщить ему об этом дополнительно заранее;
- <или>суммы, предназначенные для перечисления третьим лицам, в связи с вашей ошибкой направлены не по тем реквизитам. В этом случае при обнаружении ошибки вы должны как можно быстрее перечислить деньги по правильным реквизитам, чтобы исполнить свою обязанность по выплате зарплаты. А уже потом пытаться вернуть ошибочно перечисленные суммы.
- Главная
- Консультация эксперта
- Выплаты персоналу
136014 ноября 2013
по заявлению сотрудника Ваша организация вправе производить удержания из его заработной платы на любые цели, в том числе и на алименты
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух»
1. Ситуация: Можно ли удерживать из зарплаты сотрудника по его письменному заявлению алименты. Исполнительный лист или нотариально удостоверенное соглашение об уплате алиментов, подписанное супругами, сотрудник не представил
Да, можно.
По инициативе сотрудника из его зарплаты можно удерживать суммы на любые цели, в том числе на алименты. Единственное условие: свое желание на добровольное удержание сотрудник должен подтвердить письменным заявлением. Наличие исполнительного листа или соглашения об уплате алиментов не является условием для проведения указанной операции.* Объясняется это следующим.
По статье 109 Семейного кодекса РФ алименты представляют собой обязательные удержания из дохода сотрудника (независимо от его желания), которые проводятся на основании исполнительного листа либо нотариально удостоверенного соглашения об уплате алиментов. Эти документы могут поступить в организацию от судебного пристава (как правило, по почте) или от самого взыскателя (например, от бывшей супруги сотрудника с требованием выплатить алименты). Сумма удержания по исполнительному листу ограничивается 50 (70) процентами месячного дохода сотрудника (ч. 2–3 ст. 99 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ). Подробнее об этом см. Сколько можно удерживать из зарплаты по исполнительным документам.
В то же время сотрудник вправе платить алименты в добровольном порядке с удержанием любой по размеру суммы из дохода*.
При этом в случае поступления к работодателю в отношении данного плательщика исполнительного листа или нотариально удостоверенного соглашения на уплату алиментов в первую очередь необходимо провести удержания по ним, уведомив об этом сотрудника (ст. 109 Семейного кодекса РФ, ст. 98 Закона от 2 октября 2007 г. № 229-ФЗ, письмо Роструда от 19 декабря 2007 г. № 5204-6-0).
Сотрудник, который платит алименты по собственной инициативе, может прекратить делать это, когда захочет. Для этого он должен написать новое заявление с просьбой не удерживать часть его доходов с определенной даты.
Н.З. Ковязина
заместитель директора департамента заработной платы, охраны труда и социального партнерства Минздравсоцразвития России
2. Статья: Ваши действия, если зарплату работника нужно перечислить «на сторону»
Может ли компания часть зарплаты сотрудника выдать не ему, а перечислить куда-то еще? Конечно, да. Первое, что приходит на ум, — НДФЛ. Так, компании обязаны ежемесячно перечислять государству сумму налога с дохода работника (ст. 226 Налогового кодекса РФ). Другие обязательные удержания из зарплаты (например, по исполнительным листам) надо рассчитывать только после того, как из нее вычли налог.
А иногда сотрудник сам просит перечислить часть зарплаты третьему лицу. Например, банку в счет погашения кредита. Давайте же разберемся, когда можно удовлетворить его просьбу и перечислить часть его зарплаты «по другому адресу». Но сначала рассмотрим ситуации, когда это нужно делать в силу закона.
Когда работник сам просит перечислить его заработную плату другой организации или гражданину
Иногда сотрудники компании обращаются в бухгалтерию с просьбой перечислить зарплату третьим лицам из-за бытовых нужд или для исполнения личных обязательств. Например, работник хочет пополнить пластиковую карточку ребенка или погасить очередной платеж по кредиту. Неужели бухгалтерия должна удовлетворять такие прихоти сотрудников? Не переживайте — вовсе нет.*
Если компания не согласна перечислять зарплату сотрудника третьим лицам по его просьбе
Вообще, Трудовой кодекс РФ не запрещает сотруднику договориться с компанией о том, чтобы его заработную плату частично или полностью получил кто-то другой. Но такое соглашение нужно обязательно отразить в трудовом договоре (ч. 5 ст. 136 кодекса). А поскольку в этой части договор — дело добровольное, то компания может и отказать работнику в его желании* (п. 1 ст. 421 Гражданского кодекса РФ).
Единственным исключением является ситуация, когда работник — член профсоюза просит уплачивать из его заработной платы профсоюзные взносы. И если такая обязанность компании закреплена в коллективном договоре, ей придется это делать (п. 3 ст. 28 Федерального закона от 12 января 1996 г. № 10-ФЗ «О профессиональных союзах»). В остальных случаях отказать сотруднику можно, сославшись на то, что компания не готова нести дополнительные расходы. Это и комиссия банка, и оплата труда сотрудников бухгалтерии, и материальные расходы наконец. Вряд ли и работник согласится взять эти затраты на себя.
Обратите внимание: в некоторых случаях компания и вовсе не имеет права платить от имени работника. Например, нельзя таким образом уплатить за работника многие налоги и пошлины (п. 1 ст. 45 Налогового кодекса РФ).
Если компания согласна перечислять заработную плату другим лицам по заявлению сотрудника
Но предположим, компания решила пойти своим работникам навстречу. Как уже ясно, необходимо внести соответствующее условие в трудовые договоры.* Условие это должно быть единым для всех договоров, чтобы избежать упреков в неравенстве работников. И достаточно общим, чтобы предусмотреть все возможные платежи. А еще у руководителя должна оставаться возможность отказать работнику в неоправданных капризах. Для этого предлагаем внести в трудовые договоры отдельный пункт такого содержания.
«По заявлению работника, согласованному с администрацией компании-работодателя, заработная плата работника (или ее часть) может перечисляться третьим лицам на указанный работником счет в банке. В этом случае заработная плата (или ее часть) считается выплаченной работнику с момента списания денежных средств с банковского счета компании-работодателя».
Таким образом, все детали платежей работник укажет уже в конкретном заявлении. Удовлетворять или нет просьбу работника, в каждом случае будет решать руководство.
Как вы понимаете, перечисление зарплаты работника другим лицам по его просьбе не является удержанием, поскольку оно не подпадает под определение статьи 137 Трудового кодекса РФ. Поэтому тут не действуют и ограничения размеров, описанные в статье 138 кодекса. То есть размеры платежей могут быть любыми, лишь бы на них хватало самой зарплаты. И, разумеется, все такие платежи компания проводит лишь вслед за обязательными удержаниями.*
Как оформлять и учитывать платежи из зарплаты на счет третьего лица
Заведите журнал учета исполнительных документов и журнал учета заявлений работников о перечислении их заработной платы третьим лицам. Оба журнала нужны не только для правильной организации внутреннего документооборота. Они пригодятся и в случае проверки со стороны, например, судебных приставов или трудовой инспекции.
Рекомендуем также вести детальные регистры учета начислений, удержаний и платежей в пользу третьих лиц по каждому сотруднику (см. образцы ниже). Они помогут вам быстро разобраться в случае возникновения споров и недоразумений. Это, конечно, не освобождает от необходимости учитывать начисления и удержания в унифицированных формах — расчетных ведомостях (Т-49 или Т-51) и лицевых счетах (Т-54 или Т-54а).*
Как правильно оформить платежку
Чтобы избежать споров с работником, получателем платежа или проверяющими, перечислите в основании платежного документа его ключевые признаки. Обязательно укажите, что производите платеж из зарплаты работника (или иной выплаты в его пользу), и укажите период, к которому она относится*. Если этого не сделать, к компании могут возникнуть претензии. Например, ее могут обвинить в невыплате заработной платы. Или у налоговой возникнут подозрения, что компания сделала работнику подарок.
Кроме того, отразите, на основании какого документа — заявления, исполнительного листа, судебного приказа — вы платите деньги третьему лицу. Если это исполнительный документ, укажите его номер. Если это заявление работника — его дату*. Это, во-первых, предотвратит возможную путаницу в платежах. А во-вторых, покажет, что компания совершает платеж не по собственной инициативе.
Как отразить удержания в расчетном листке
Работодатель обязан в письменной форме извещать каждого работника о составных частях причитающейся ему заработной платы, размерах и основаниях произведенных удержаний (ч. 1 ст. 136 Трудового кодекса РФ). Для этого он ежемесячно вручает работнику расчетный листок.
Так вот, настоятельно рекомендуем указывать в расчетных листках не только информацию об удержаниях, но и обо всех остальных платежах, произведенных из заработной платы работника по его просьбам.
Помимо очевидного раздела «Удержания» введите в листок раздел «Платежи в пользу третьих лиц». Предусмотрите в нем поля для номера и даты платежного поручения, наименования получателя платежа и для реквизитов заявления работника, на основании которого совершен платеж. Вы можете это сделать, поскольку работодатель сам разрабатывает форму листка (ч. 2 ст. 136 Трудового кодекса РФ).
По записям в расчетном листке работник сможет узнать о совершенных по его поручению платежах и свериться с их получателями. Расчетные листки вручайте работникам под роспись.
Какие проводки сделать в учете
Любые операции, связанные с удержаниями и платежами из заработной платы работника, отражайте на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Заведите к нему необходимые субсчета — например, «Удержания по исполнительным документам», «Алименты», «Платежи по поручению работников». По кредиту эти субсчета будут корреспондировать со счетом 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда». А по дебету — со счетами учета денежных средств (обычно 50 или 51) по факту оплаты обязательств работника.
Аналитический учет на субсчетах счета 76 ведите как по получателям платежей, так и по самим работникам. Этих сведений будет достаточно, так как остальную информацию можно будет почерпнуть из платежных документов, регистров учета начислений и удержаний и лицевых счетов работников.
Пример: Компания удерживает из зарплаты работника алименты и направляет часть его дохода на погашение кредита
Работник К. И. Петренко трудится в ООО «Светоч», это основное место его работы, ему полагаются стандартные вычеты. В январе 2011 года ему начислена зарплата — 21 400 руб.
В отношении Петренко в организацию поступил исполнительный лист № 13 на уплату алиментов на несовершеннолетнего ребенка в размере 25 процентов. Кроме того, Петренко подал 10 января 2011 года заявление с просьбой ежемесячно перечислять 4500 руб. в банк в погашение его кредита по договору от 1 октября 2010 г. № 14.
Бухгалтер сделал следующие расчеты и проводки:
ДЕБЕТ 26 КРЕДИТ 70
— 21 400 руб. — начислена заработная плата Петренко за январь;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты по НДФЛ»
— 2600 руб. ((21 400 руб. – 1400 руб.) ? 13%) — удержан НДФЛ Петренко за январь (с учетом стандартных вычетов);
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Удержания по исполнительным документам»
— 4700 руб. ((21 400 руб. – 2600 руб.) ? 25%) — удержаны алименты из зарплаты Петренко за январь;
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 76 субсчет «Платежи по поручению работников»
— 4500 руб. — из зарплаты Петренко вычтены средства для платежа по его заявлению;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Удержания по исполнительным документам» КРЕДИТ 51
— 4700 руб. — алименты Петренко за январь перечислены на лицевой счет получателя.
При этом в основании платежки бухгалтер написал: «Выплата алиментов на содержание ребенка (исполнительный лист № 13) из заработной платы Петренко за январь 2011 года»;
ДЕБЕТ 76 субсчет «Платежи по поручению работников» КРЕДИТ 51
— 4500 руб. — перечислены деньги в банк в погашение кредита.
В платежке бухгалтер указал: «Взнос по кредитному д-ру от 01.10.10 № 14 в счет зарплаты Петренко К.И. за январь 2011 года по его заявлению от 10 января 2011 года»:
ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50
— 9600 руб. — выплачена из кассы зарплата Петренко за январь.
Журнал «Главбух» №19, сентябрь 2011
Статьи по теме в электронном журнале
