Сдача в пользу магазина или покупателя

Организация осуществляет розничную торговлю с применением он-лайн кассы. При расчетах с покупателем округляет сумму сдачи в пользу покупателя. В чеках и в z-отчетах это округление не отражается, а фиксируется в товарных отчетах. Как это оформить?

Вопрос: Организация осуществляет розничную торговлю с применением он-лайн кассы. При расчетах с покупателем округляет сумму сдачи в пользу покупателя. В чеках и в z-отчетах это округление не отражается, а фиксируется в ежедневных товарных отчетах. Фактически в кассе образуется недостача на сумму округлений (расхождение между z-отчетом и наличными). Можно ли списать эту недостачу за счет чистой прибыли? Какими документами это подтвердить?Возможно ли не выдавать сдачу меньше 1 рубля при расчетах наличными?

Ответ: Не выдавать сдачу нельзя.

Округление сдачи при продаже товаров противоречит Закону о защите прав потребителей (ст. 10 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1). Продавец нарушает право потребителя на достоверную информацию о товаре, который он продает (ч. 1 ст. 14.8 КоАП РФ). Покупатель может пожаловаться в Роспотребнадзор, который за невыданную сдачу может оштрафовать:

– должностных лиц – от 10 000 до 30 000 рублей;

– на юридических лиц – от 20 000 до 50 000 рублей (ст. 14.7 КоАП РФ).

Когда кассир «забывает» про копеечную сдачу, это нарушение кассовой дисциплины. Продавцу безопаснее и проще установить цены в полных рублях.

Такое округление лучше всего оформить, как скидку. Например, в случае отпуска товара на денежную сумму в полных рублях, продавец предоставляет покупателю скидку. Пропишите условия предоставления скидки и порядок ее расчета в локальном документе компании.

Если в чеке сумма указана с копейками, а с покупателя берете меньшую сумму (округляете в пользу покупателя и берете деньги без копеек), то получается, что кассовый чек пробит на сумму большую, чем уплачена клиентом. За это организацию могут привлечь к административной ответственности. Речь идет о том, что нарушен порядок применения онлайн-ККТ. Для организации максимальный штраф – 10 000 руб. (п. 4 ст. 14.5 КоАП). Пока практики таких штрафов нет, поскольку онлайн-кассы стали обязательны с 01.07.2017. Безопаснее исходить из того, что штраф будет.

Недостачи, образовавшиеся в кассе, нужно подтвердить. Для этого нужно провести инвентаризацию. Если в результате инвентаризации выявлены недостача, то оформите сличительную ведомость.

Если виновные лица не установлены, недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить уполномоченным органом власти. Какие именно документы нужны, НК не устанавливает. Поэтому организация может подтвердить отсутствие виновных лиц любыми официальными документами.

Если у вас во внутренних документах не прописано право кассира округлять копейки в пользу покупателя, то получатся, что кассир будет виновным лицом, если будет округлять. Поэтому недостачи должны взыскиваться с кассира.

Обоснование

В каких случаях надо применять ККТ

Ситуация: можно ли привлечь организацию к административной ответственности, если кассир пробил чек на сумму большую, чем уплачена клиентом

Да, можно.

В данном случае речь идет о том, что нарушен порядок применения онлайн-ККТ. Для организации максимальный штраф – 10 000 руб. (п. 4 ст. 14.5 КоАП).

Пока практики таких штрафов нет, поскольку онлайн-кассы стали обязательны с 01.07.2017. Безопаснее исходить из того, что штраф будет.*

Добавим, что по старым кассам сложилась другая практика. Если кассир пробил чек на сумму большую, чем уплачена клиентом, то это не является нарушением, предусмотренным статьей 14.5 КоАП (постановления ФАС Северо-Западного округа от 07.02.2007 № А56-28973/2006, от 05.07.2007 № А56-37228/2006 и Центрального округа от 03.08.2007 № А64-6840/06-4, от 04.07.2007 № А08-8351/06-13).

Пять ошибок при расчетах с покупателями, которые опасны штрафами

Ситуация 5. Продавец округляет копеечную сдачу

При наличных расчетах продавцы округляют копеечные сдачи. Крупные супермаркеты обычно округляют сдачу в пользу покупателя. В кассах супермаркетов стоит программа, которая при цене, например, 83 руб. 79 коп. округляет ее до 83 руб. Кассиры небольших магазинов чаще используют математические правила округления. Сумму больше 5 коп. они округляют до 10 коп., меньше — не берут с покупателей.

Продавец не вправе отказать в оплате наличными

И тот и другой способ противоречит Закону о защите прав потребителей (ст. 10 Закона РФ от 07.02.92 № 2300-1). Продавец нарушает право потребителя на достоверную информацию о товаре, который он продает (ч. 1 ст. 14.8 КоАП РФ). В частности, о цене товара. Выявить нарушение Роспотребнадзор может по жалобе покупателя. Покупатели обычно жалуются, если недополучат сумму сдачи, поэтому применять математические правила округления особо опасно.

Так, этой весной Роспотребнадзор оштрафовал торговую сеть на 5000 руб. за то, что ревизоры не нашли в кассах монет номиналом в 1 и 2 коп. Цены на товары торговая сеть установила в рублях и копейках — 119 руб. 98 коп., 16 руб. 99 коп., и Роспотребнадзор решил, что кассиры не выдавали покупателям сдачу. Но судьи двух инстанций посчитали, что проверяющие не доказали нарушение (постановление Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.09.16 № А12-24819/2016).

Совет редакции. Когда кассир «забывает» про копеечную сдачу, это нарушение кассовой дисциплины. Лишние деньги в кассе магазина — повод для более тщательной проверки. Продавцу безопаснее и проще установить цены в полных рублях. Если без цен с копейками не обойтись, безопаснее, чтобы они были кратны 10 коп. Тогда не придется заботиться о том, чтобы в кассе были монеты номиналом в 1 или 5 коп. Это обезопасит и от лишнего внимания ФНС и Роспотребнадзора.*

«Наши кассиры выдают сдачу без копеек. Что нам будет?»

В ситуации, когда ваш кассир выдает покупателям сдачу без копеек, проблем с учетом быть не должно. В конце смены кассир просто считает наличные и сравнивает их сумму с данными Z-отчета.

Так как сдача выдавалась не полностью, в кассе должны быть излишки. Строго по правилам их надо оприходовать и отразить в журнале кассира-операциониста по форме № КМ-4 (п. 6.2 Типовых правил, утв. Минфином России от 30 августа 1993 г. № 104).

Но на практике кассиры поступают проще. Они подгоняют сумму в кассе под сведения ККТ, то есть убирают лишние копейки из кассы, поэтому никаких излишков не образуется. А крупные супермаркеты устанавливают программы, к которым «привязана» ККТ, и округляют копейки до целого рубля в пользу покупателя. Например, если стоимость всех покупок составляет 525 руб. 92 коп., в чеке будет стоять итоговая сумма 525 руб. Соответственно, кассиру не понадобится искать копеечную сдачу.

Если у организации подобной программы нет и в чеках итоговые суммы получаются с копейками, безопаснее, чтобы у кассира всегда были мелкие монеты для сдачи. Хотя в большинстве случаев покупатели лояльно относятся к ситуации, когда им не дают мелочь.

Но бывает, что клиент принципиально не уступает кассиру. Не получив даже копеечной сдачи, такие посетители могут доставить компании массу неприятностей.

Во-первых, покупатель может пожаловаться в Роспотребнадзор, который за невыданную сдачу может оштрафовать директора или другого ответственного сотрудника компании на сумму от 10 000 до 20 000 руб. (ст. 14.7 КоАП РФ). Ведь директор должен либо самостоятельно обеспечить кассира разменной монетой, либо поручить это своему заместителю или администратору (п. 3.8.1 Типовых правил, утв. Минфином России от 30 августа 1993 г. № 104).*

Во-вторых, некоторые клиенты жалуются налоговикам, в компетенцию которых входит проверка кассовой дисциплины. Но инспекторы считают, что в подобных случаях виновата не сама организация, а кассир. Поэтому штрафа за нарушение правил работы с ККТ для организации быть не должно. А с кассиром должен разобраться непосредственно его работодатель, а не инспекция (ст. 14.5 КоАП РФ, письмо УФНС России по г. Москве от 24 апреля 2012 г. № 17–15/036216).

Однако на сигнал покупателя инспекторы могут среагировать иначе. А именно провести кассовую проверку. Формально налоговики не вправе штрафовать компанию за то, что из-за невыданной сдачи в ККТ остались лишние копейки. Ведь штрафы предусмотрены либо за неиспользование ККТ, либо за неоприходование наличности (ст. 14.5, 15.1 КоАП РФ). А в данном случае кассир пробивает чек. Но споры с ревизорами, конечно, не исключены. К тому же в процессе проверки они могут обнаружить и какие-то другие нарушения правил работы с наличностью.

Как учесть недостачи, найденные при инвентаризации

ОСНО

Порядок учета недостачи при расчете налога на прибыль зависит от того, по какой причине эта недостача возникла:*

  по причине естественной убыли (для МПЗ);

  по вине материально ответственного лица;

  в результате форс-мажорных обстоятельств (наводнение, пожар и т. д.).

Если виновное лицо установлено и недостача взыскивается с него, то у организации возникает внереализационный доход (п. 3 ст. 250 НК РФ).* Если организация признает доходы по методу начисления, недостачу, которую возместил сотрудник, учтите при расчете налога на прибыль в момент признания сотрудником своей вины или в момент вступления в силу решения суда (подп. 4 п. 4 ст. 271 НК РФ). Если решение не будет обжаловано, оно вступает в силу через 10 дней после вынесения (ст. 209 ГПК РФ).

Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них, недостачу имущества при расчете налога на прибыль учитывайте в составе внереализационных расходов. При этом факт отсутствия виновных лиц нужно документально подтвердить уполномоченным органом власти. Какие именно документы нужны, НК не устанавливает. Поэтому организация может подтвердить отсутствие виновных лиц любыми официальными документами.* Например, это может быть постановление о прекращении уголовного дела в связи с невозможностью установления виновного лица, выданное полицией. Об этом сказано в подпункте 5 пункта 2 статьи 265 Налогового кодекса РФ. Аналогичные разъяснения в письме Минфина от 08.12.2017 № 03-03-06/1/81919.

Кодекс РФ об административных правонарушениях

Статья 14.7. Обман потребителей

1. Обмеривание, обвешивание или обсчет потребителей при реализации товара (работы, услуги) либо иной обман потребителей, за исключением случаев, предусмотренных частью 2 настоящей статьи, –
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц – от десяти тысяч до тридцати тысяч рублей; на юридических лиц – от двадцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей.*

2. Введение потребителей в заблуждение относительно потребительских свойств или качества товара (работы, услуги) при производстве товара в целях сбыта либо при реализации товара (работы, услуги), за исключением случаев, предусмотренных частью 2 статьи 14.10 и частью 1 статьи 14.33 настоящего Кодекса, –
влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на должностных лиц – от двенадцати тысяч до двадцати тысяч рублей; на юридических лиц – от ста тысяч до пятисот тысяч рублей.