Основные начисления в пользу работника

Автор: Мария Зайцева, аттестованный налоговый консультант, член Палаты налоговых консультантов, ООО «Первая Ростовская Налоговая Консультация».

Материалы газеты «Прогрессивный бухгалтер», июль 2019 г.

Сыграйте в игру в честь 20-летия газеты – и выпустите свой 
номер «Прогрессивного бухгалтера»!

Помимо стандартных выплат в виде заработной платы или «отпускных» работодатель может выплачивать различного рода компенсации или дарить подарки. И если со «стандартными» выплатами ситуация в части удержания НДФЛ и начисления страховых взносов понятна, то «нестандартные» выплаты могут принести много головной боли бухгалтеру.

Общая схема обложения НДФЛ и страховыми взносами

Объект обложения налогом на доходы физических лиц прописан в ст. 209 НК РФ, а расшифровка доходов предусмотрена ст. 208 НК РФ. Также законодателем в ст. 217 кодекса указаны доходы, освобождаемые от налогообложения. Соответственно, налоговые органы обращаются к этим статьям для определения того, будет ли облагаться выплата налогом или нет. Такой подход прописан во всех разъясняющих письмах, а также судебных делах. Ставка налога зависит от того, является ли работник налоговым резидентом или нет, а также от вида дохода.

В связи с прекращением действия Федерального закона 212-ФЗ от 24.07.2009 и появлением с 2017 г. новой главы о страховых взносах в НК РФ, большая часть практики рассмотрения споров судами и разъяснений ведомств утратили свою актуальность, так как ссылаются на недействующий закон. Однако изложенная в них логика рассуждений может служить основанием для понимания того, как налоговый орган будет относиться к той или иной выплате.

В ст. 420 НК РФ указаны выплаты, облагаемые взносами, ст. 422 кодекса – случаи, при которых взносы не начисляются. Размер взносов определяется статьями 425, 427 – 429 НК РФ.

Однако если бы все было так просто, не возникало бы актов с доначислениями налогов и взносов, а также судебных споров. Разберемся, нужно ли платить НДФЛ и начислять страховые взносы в следующих ситуациях.

Компенсация оплаты проезда к месту работы

Компенсация проезда к месту работы может быть вызвана как необходимостью (удаленностью от населенных пунктов, отсутствием общественного транспорта), так и желанием работодателя улучшить условия труда. И это обстоятельство напрямую влияет на обязанность исчисления НДФЛ.

В соответствии со ст. 41 НК РФ доходом признается экономическая выгода. Она может быть выражена в денежной или натуральной форме. В ст. 210 НК РФ указано, что доход в натуральной форме облагается налогом, а база для исчисления налога устанавливается как рыночная цена аналогичного товара или услуги.

Ключевым моментом для определения того, возникает выгода или нет (и сам налог), является возможность работника самостоятельно добраться до места осуществления трудовой деятельности.

В случае когда сотрудник для достижения места работы может прибыть на общественном транспорте, оплата организованной перевозки или компенсация проезда будут облагаться НДФЛ. Такая позиция отражена во многих письмах Минфина РФ, в том числе в письме от 12.10.11 № 03-04-05/6-728. Для исчисления налога потребуется вести персонифицированный учет работников, воспользовавшихся проездом.

Соответственно, если организация территориально удалена от населенных пунктов, отсутствует общественный транспорт, то централизованная доставка работников до места работы не создает экономической выгоды для человека, следовательно, не возникает объекта обложения НДФЛ (например, письмо Минфина РФ от 21.04.2014 № 03-03-06/1/18198).

Вышеописанная практика начисления НДФЛ действовала достаточно продолжительное время и нашла свое отражение в судебных актах. Однако в 2019 г. вышло уже два письма Минфина РФ, которые не рассматривают особенностей исчисления НДФЛ в зависимости от труднодоступности, персонифицированного учета, а указывают, что НДФЛ должен быть уплачен в любом случае (Письмо Минфина РФ от 18.01.209 № 03-03-06/1/2093, от 30.04.2019 № 03-04-06/32414).

Относительно начисления страховых взносов позиция однозначная: такая компенсация или организованный проезд являются объектом начисления страховых взносов. Перечень не подлежащих обложению взносами выплат поименован в ст. 422 НК РФ. Так как рассматриваемые выплаты отсутствуют в ст. 422 НК РФ, то компенсация будет облагаться взносами в общем порядке.

Подарки работнику и его детям

Дарение подарков – частая практика, причем в роли подарка могут выступать как денежные средства, так и материальные вещи. Как правило, подарки могут быть приурочены к какому-то официальному празднику (Новый год, юбилей организации) или же ко дню рождения самого работника. Главное правило дарения имущества – безвозмездность. Суть дарения заключается в том, что переходит право собственности на передаваемое имущество, причем это никак не связано с выполнением трудовых обязанностей работником, стимулированием или компенсацией расходов, не зависит от стажа и занимаемой должности.

Подарок для целей налогообложения признается доходом, полученным в натуральной форме (не зависимо от того, деньги это или вещь). Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при расчете НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика: в денежной и натуральной форме. То есть подарок является доходом работника, с которого работодатель обязан удержать НДФЛ. Однако не с любого подарка есть обязанность исчислить налог. В п. 28 ст. 217 НК РФ указано, что подарки стоимостью до 4000 руб. не облагаются налогом. Эта необлагаемая сумма установлена на календарный год. То есть в течение года может быть оформлено несколько подарков, и если их совокупная стоимость превысит 4000 руб., то налог будет исчисляться с суммы превышения.

Страховые взносы исчисляются в случае, когда выплата производится в рамках трудовых или гражданско-правовых отношений (п. 4 ст. 420 НК РФ). По договору дарения происходит передача имущества. Следовательно, при дарении не возникает объекта обложения страховыми взносами. Именно поэтому для подтверждения факта передачи имущества необходимо заключить письменный договор дарения (независимо от суммы). Напомним, что в ГК РФ предусмотрена обязанность письменного оформления договора дарения в случае, когда передаваемая сумма превышает 3000 руб. (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Еще один важный момент: чтобы подарок не был признан способом ухода от страховых взносов и НДФЛ, он должен выплачиваться всем работникам организации в одинаковом размере. Ситуация, когда директор получает подарок в разы больше, чем рядовой работник, может привести к переквалификации подарка на стимулирующие выплаты, то есть выплаты, связанные с трудовыми обязанностями. Это повлечет доначисление взносов и налога со всей суммы/стоимости подарка. Такая практика содержится в Определении Верховного Суда РФ от 10.09.2014 №309-ЭС14-520.

Оплата расходов на лечение члена семьи работника

Работодатель может стимулировать работника не только размером заработной платы или занимаемой должностью, но также и различными социальными гарантиями. Например, оплатить расходы по лечению работника или членов его семьи.

В ст. 217 НК РФ поименованы все выплаты, которые не облагаются НДФЛ. В частности, п. 10 предусматривает освобождение от налога оплаты работодателем лечения работника или членов его семьи (родители, муж/жена, несовершеннолетние дети и подопечные). Вариантов оплаты организацией расходов может быть несколько:

• выдача наличных денежных средств из кассы;

• перечисление на лицевой счет работника;

• банковский перевод на расчетный счет медицинской организации.

Соответственно, при соблюдении указанных условий выплата на лечение члена семьи не облагается НДФЛ. Ограничения по сумме выплаты, освобождаемой от налога, нет.

Для определения того, является ли такая выплата объектом обложения страховыми взносами, снова обращаемся к ст. 422 НК РФ. Рассматриваемые выплаты в ней не прописаны, следовательно, компенсация расходов на лечение члена семьи работника будет облагаться в общеустановленном порядке (письмо Минфина от 01.04.2019 № 03-15-05/22335).

Компенсация за использование личного автомобиля

Нередко работодатель оплачивает не только выполняемую работу, но и компенсирует расходы, возникающие при использовании имущества работника в интересах организации для получения прибыли. Одним из распространенных примеров является использование личного транспорта. Какие требования необходимо выполнить, чтобы такая выплата была признана нетрудовой?

Согласно ст. 164 ТК РФ под компенсациями понимаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей. Они не входят в систему оплаты труда. В силу ст. 188 ТК РФ, при использовании работником в интересах работодателя личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ транспорта, а также возмещаются расходы, связанные с использованием. Размер возмещения расходов обязательно должен быть определен соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме (прямо предусмотрен в трудовом договоре или дополнительном соглашении к нему).

Согласно п. 3 ст. 217 освобождаются от обложения НДФЛ все компенсации, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Причем ограничений по размеру сумм компенсации не предусмотрено. Компенсация, выплачиваемая работнику за использование личного автомобиля в служебных целях, также не подлежит обложению страховыми взносами в пределах размера, установленного соглашением между организацией и работником, на основании пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ. Таким образом, указанная компенсация полностью освобождается как от налога, так и от страховых взносов.

Чтобы при налоговых проверках подтвердить, что выплата носила именно компенсационный характер, необходимо осуществить следующие действия:

1. Разработать внутренние правила выплат компенсаций.

2. В трудовых договорах прописать размеры компенсаций. Здесь важно установить такой размер компенсации, который был бы сопоставим с оплатой по рыночной цене аналогичных услуг. В противном случае налоговые органы завышенный на их взгляд размер компенсации могут признать частью заработной платы и доначислить налоги и взносы.

Также для исключения претензий со стороны проверяющих работодателю необходимо иметь документы, подтверждающие право собственности сотрудника на используемое имущество, а также его эксплуатацию в интересах организации.

Действующая практика трудовых отношений предусматривает множество различных выплат работникам, часть из которых была рассмотрена в статье. Порядок их обложения налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами зависит от характера выплат, а также от документального оформления. Для понимания того, возникает ли налог и взносы, важно обратиться не только к НК РФ, но и к разъясняющим письмам и судебной практике, в которых прописываются нюансы.

Одной из существенных составляющих заработной платы работника любого предприятия помимо окладной части или тарифной ставки являются надбавки и доплаты.

Все выплаты отражаются в трудовом договоре работника, регулируются статьями Трудового Кодекса РФ (129, 135, 146, 149) и входят в понятие переменных выплат, в отличие от оклада – постоянной составляющей зарплаты.
Можно разделить их на две основные группы в зависимости от причин начисления:

1. компенсационного характера;
2. стимулирующего (мотивирующего) характера.

Основным отличием в порядке начислений является то, что для компенсационных выплат существуют минимальные значения, установленные законодательно, занижать которые предприятия не имеют права.

Для повышения уровня начислений от лица работников выступают профсоюзы, договариваясь с работодателем, убеждая его в целесообразности и необходимости сделать доплаты выше минимальной планки. Такого рода выплаты регулируются статьей 149 ТК.

В правильном расчете и начислении выплат заинтересован как работник, так и само предприятие.

Стимулирующие выплаты

Все виды стимулирующих выплат производятся из средств предприятия, полученных в результате его деятельности, в виде дохода.

• С одной стороны, чем эффективнее работа предприятия, тем больше средств может быть выделено и распределено между работниками в виде поощрений.
• С другой стороны, чем больше работодатель поощряет (мотивирует) своих сотрудников, тем большую заинтересованность в успехе предприятия они будут проявлять.

Именно поэтому выплаты называют стимулирующими. К ним относятся:

• регулярные премии, когда система распределения зарплаты основана на премировании, и их размер определяют в процентном отношении к окладу (либо тарифной ставке). Они участвуют в определении среднего заработка;
• единовременные индивидуальные премии, являющиеся поощрением работника за какое-либо достижение. Такие премии выплачиваются или нет по усмотрению руководителя и не учитываются при расчете среднего заработка;
• вознаграждения, относящиеся к основной системе выплат заработной платы.
• тринадцатая зарплата;
• вознаграждения за выслугу лет, рассчитывающиеся в зависимости от оклада, выплачиваются один раз в месяц, год, либо ежеквартально;
• стимулирующие надбавки и доплаты, установленные законодательно. Это надбавки за звания, ранги, степени, классы;
• надбавки и доплаты, выплачиваемые по усмотрению руководства за профессионализм и трудовые достижения.

Стимулирующие выплаты работникам социальной сферы:

• Учителям. По новой балльной системе. Зависят от успеваемости учеников и внеурочной деятельности (подготовке учеников к различным олимпиадам, соревнованиям и конкурсам). У педагога есть оценочные листы, в которых отражены успеваемость учеников, результаты работы, размер вознаграждения. Такие листы служат основанием для начислений стимулирующих надбавок при распределении выплат из общего фонда.
• Библиотекарям. Надбавки за наличие степеней и наград, либо доплаты за работу с читателями, за оформление подписок, формирование фонда библиотеки и его эффективность.
• Работникам культуры. Регулярные и разовые доплаты, зависят от получения премий, успехов, достижений и выслугу лет.
• Работникам ДОУ. Между воспитателями и педагогами полагается распределить 60 % премиального фонда учреждения, остальные 40 % распределяются между остальными его работниками.
• Медработникам. Врачам и медицинскому персоналу среднего звена и младшему персонала бригад скорой помощи. Размер выплат зависит от объема услуг для населения и их качества и может доходить до 80 % от оклада. С недавнего времени выплачиваются стимулирующие разовые выплаты медработникам, которые готовы переехать в сельскую местность.

Не всем медработникам положены стимулирующие выплаты. Например, заведующий, если он параллельно не ведет врачебную практику, не может их получать.

Например:

Компенсационные выплаты

Данный вид выплат является обязательным к начислению, и имеет минимальные

значения, установленные и гарантированные законодательством.

Их можно разделить на две основные группы. К первой относится выполнение сотрудником работы в условиях, не являющихся обычными, нормальными, когда здоровью работника может быть нанесен вред. Это:

• работы с тяжелыми и вредными условиями;
• очень интенсивный процесс работы, например работа на конвейерном производстве;
• работы по перевозкам опасных грузов;
• работа в ночное время. Это является самым распространенным типом доплат.

Также некоторые виды работ выполняются на территориях с суровым климатом, соответственно, работники имеют право на повышенный уровень заработной платы, который достигается именно выплатой компенсаций.

Ко второй категории относятся компенсации, выплачиваемые за необычный характер работы:

• работа в выходные (воскресные, праздничные) дни, если так построен график;
• многосменный график;
• ненормированный режим труда;
• работа выше нормы (сверхурочная);
• работа по графику в течение дня, когда перерывы на отдых составляют два часа и более;
• труд на подземных работах.

Такая работа требует дополнительной оплаты потому, что сотрудник затрачивает больше сил на выполнение.

Некоторые надбавки носят одновременно компенсирующий и стимулирующий характер:

• совмещение профессий (добровольное или вынужденное, например, когда есть необходимость заменить отсутствующего сотрудника);
• доплаты, предусмотренные для бригадиров, если те не освобождены от своих обычных основных обязанностей;
• работы по делопроизводству, бухучету;
• обслуживание вычислительной техники.

Например:

Рассчитывается оплата за месяц так: 17,000 + 7,000 + 3,000 = 27,000 рублей. В данном случае, ни надбавка, ни премия не начислялись в процентном отношении, сумма была фиксированная. Зачастую эти выплаты рассчитываются в процентах от оклада.

Порядок начисления и выплат

Некоторые виды доплат и надбавок обязательны к выплате по закону (компенсационные), другие работодатель вправе вводить (или отменять) самостоятельно – это стимулирующие выплаты.
Компенсационные выплаты регулируются Трудовым Кодексом РФ.

Способы оформления

• Если выплаты не носят постоянный характер, а являются разовыми, просто руководством издается приказ о доплате, с указанием суммы. Сотрудник может ознакомиться с приказом и получить причитающуюся сумму вместе с заработной платой.
• Иногда условия доплат вписывают в трудовой договор, где обозначены и условия их получения. Впоследствии работодатель не сможет изменить размер выплат.
• Условия получения доплат очень подробно прописываются в коллективных договорах. На него делается отсылка в трудовом договоре.
• Все условия получения выплат прописывают в локальном акте, например, «Положении о надбавках и доплатах».
• Последние принимаются после согласования с представителем работников (профсоюзной организацией).

Если такого представителя нет, руководитель принимает решение самостоятельно. При этом, для размера доплат и надбавок компенсационного характера (за тяжелые и особо тяжелые условия труда и за работу с характером, отклоняющимся от нормального), существует нижний предел.

Это значит, что работодатель не имеет права начислять доплаты меньше нормы.

Существуют два перечня, составленные на законодательном уровне, которые определяют нормативы надбавок. Это списки работ с тяжелыми (опасными, вредными) и особо тяжелыми (опасными, вредными) условиями труда. В них входит более 200 наименований.

Стимулирующие надбавки могут быть отражены как в локальных актах, так и в коллективных договорах.

Размер выплат может быть фиксированным, с указанием точной суммы либо устанавливается в процентном отношении к окладу или тарифной ставке. В тех случаях, когда за работником сохранен средний заработок (ежегодный отпуск, командировка, больничный), эти виды выплат не приостанавливают.

Если работнику необходимо начислить доплаты по нескольким основаниям, и их суммы определяются в процентном отношении к окладу, то за основу берут оклад в чистом виде, без учета уже начисленной надбавки.

Особенности назначения при суммированном учете рабочего времени

Привычным режимом предприятий является пятидневная рабочая неделя.

Существуют организации, которые не могут остановить (прервать) производственный процесс, поэтому вводится посменный график работы, и работник должен выполнить определенную часовую норму за определенный период (месяц, квартал или год). При этом учетный период не должен превышать год, а для работников вредного (опасного) производства – квартал.

Норма определяется производственным табелем-календарем.

По окончании учетного периода начисляются надбавки за сверхурочные работы. Законодательство установило норму, согласно которой первые два часа оплачиваются с коэффициентом 1,5. Все последующие – в двойном размере.

Пример:

Бухгалтер начисляет зарплату:

1. Устанавливает учетный период, нормы и фактически отработанное время;
2. Вычисляются сверхурочные часы, путем определения разницы между нормой и фактической отработкой:
   462 – 446 = 16 часов сверх нормы.
3. Высчитывается среднечасовая тарифная ставка. Складываются оклады (учитывая надбавку за стаж) за каждый месяц. Результат делится на норму часов:
   (19,000+950) × 3 : 446 = 134 рубля 19 коп.
4. Вычисляются доплаты за сверхурочные.

134,19 руб. × 2 (первые часа) × 1,5 (коэффициент) + 134,19 руб. × 14 (последующих часов) × 2 (коэффициент) = 402,57 руб. + 3 757,32 руб. = 4159 руб. 89 коп.

Надбавки и доплаты к заработной плате играют очень важную роль как для работника, так и для его работодателя. Во многом от них зависит эффективность труда и успех деятельности предприятия.