Мы принесем пользу в рамках проекта
Когда-то записывал короткие мысли по поводу проектирования, не могу исключать наличия плагиата и повторений, писал давно, редко и помалу (не читал никогда:), но, пусть будет как есть:
Надо пользователю
1. Принципиальная невозможность проекта становится очевидной сразу для всех, но только тогда, когда он уже начат и прекратить его никак нельзя.
2. Если проект невозможно довести до конца из-за нехватки ресурсов, то это выяснится только когда они уже закончились.
3. Если начато финансирование заведомо никому не нужного провального проекта, значит, его истинная цель отличается от заявленной.
4. Если смысл проекта так и не удается уловить, значит, он заключается в удовлетворении чьих-то личных амбиций, политических и/или финансовых интересов.
5. Если в начале проекта заказчик не знает точно, что хочет, то в конце окажется, что вы сделали совсем не то, что ему нужно.
6. Если заказчик вдруг точно знает, что ему нужно, то никогда и ни за что не сможет это объяснить на словах, написать или начертить.
7. Если вы сразу поняли желание заказчика, и он с вами легко согласился, то в самом конце проекта выяснится, что он был понят совершенно неправильно.
8. Заказчик проекта всегда хочет совсем не то, что ему нужно на самом деле.
9. Разработчик проекта почти всегда точно знает, что нужно заказчику, но редко умеет его в этом убедить.
10. Если разработчик сумел в чем-то убедить заказчика, то вся вина за все будет на нем.
11. Заказчик всегда уверен, что точно знает, что именно ему нужно от разработчика, который изо всех сил стремится переврать и извратить его гениальные идеи.
12. Любое, даже самое глупое требование заказчика, практически всегда имеет какое-то разумное объяснение. Но при этом остается глупостью.
13. Если глупое требование к проекту не имеет никаких разумных объяснений, то доказать его нецелесообразность практически невозможно.
Требует заказчик (ТТЗ)
14. Если сделать проект в полном соответствие с требованиями заказчика, но без учета реальных потребностей, то результат его не устроит.
15. Неправильность исходных требований к проекту, предъявленных заказчиком, не являются оправданием для разработчика при сдаче проекта.
16. Создать то, что нужно заказчику, всегда труднее, чем сделать то, что ему хочется.
17. Военный заказчик обязательно потребует, чтобы о технических характеристиках изделия, целях и задачах проекта не знал никто, даже сам разработчик, но вся документация должна быть несекретной.
18. Самые большие скандалы с заказчиком, в начале проектирования, возникают по самым мелким и непринципиальным вопросам.
19. При завершении проекта заказчик может неожиданно проявить снисходительность даже к существенным просчетам и ошибкам разработчика.
20. Грамотный, но неопытный специалист, обязательно разработает технически безупречный, но никому не нужный проект.
21. Грамотный специалист сосредотачивается на техническом совершенстве и экономической эффективности проекта, а опытный – на технологичности и надежности.
22. Опытный специалист будет ссориться с заказчиком в процессе работы, а грамотный – при ее завершении.
23. Грамотные специалисты всегда между собой согласны, а результат их труда – никогда не соответствует ожиданиям, опытные специалисты никогда не достигнут взаимопонимания, но результат всегда будет годным.
24. Для специалистов любой проект выглядит устаревшим задолго до его начала.
Спроектировано (ТП)
25. Если изначально с заказчиком не был обговорен какой-то незначительный нюанс, в виду его очевидности, именно по нему и возникнет максимальное взаимное непонимание в конце.
26. Из 10 проектов обычно удается начать только 1, из 10 начатых – успешно завершается не больше 1, таким образом, КПД успеха ~ 1%
27. Не каждый принципиально реализуемый проект имеет смысл реализовывать.
28. Любой проект займет, как минимум, в 4 раза больше времени, чем вы думали изначально.
29. Определив точную цену проекта, умножайте на 10 и этого вам не хватит лишь самую малость.
30. Успешнее всего любой проект выглядит на половине пути.
31. Проект, для которого не хватает хотя бы самой мелкой мелочи, нереализуем.
32. Если в начале реализации проекта известно о маленькой нерешенной проблеме, то при его завершении она станет огромной.
33. Для военного заказчика любая сущность, не предусмотренная в нормативных документах – не существует.
34. При прочих равных, военные всегда предпочтут наиболее неудобное, сложное, дорогое, но прочное, эффективное и надежное.
35. Военные никогда не знают что делать, но им всегда точно известно кто виноват.
36. С военной точки зрения главное достоинство любого проекта – отсутствие недостатков.
37. Все заказчики хотят, чтобы изделие никогда не ломалось, по крайней мере, во время гарантийного срока, но военные еще требуют, чтобы оно при этом было ремонтопригодным.
Разработана документация (РКД)
38. Если военный заказчик при приемке хотел, но не нашел к чему придраться, то это говорит не о высоком качестве выполненных работ, а о некомпетентности самого представителя заказчика.
39. Лучший способ успешно завершить проект, это бросить его и начать новый.
40. В начале процесса проектирования, всегда не хватает знаний, в середине – денег, в конце – времени.
41. Все участники проектирования, понимают его цели и задачи по разному, но выясняется это всегда в самом конце.
42. Любое удачное техническое решение, после внедрения, считается очевидным.
43. Любое техническое решение, оказавшееся неудачным, считается ошибкой разработчика.
44. Если разработчиком была допущена ошибка, то никто ее не заметит и не исправит до тех пор, пока не станет слишком поздно.
45. Плоды гениальных прозрений и бессонных ночей разработчика, на стадии реализации, кто-нибудь обязательно непоправимо “улучшит”.
46. Разработчику труднее всего убедительно обосновать такие технические решения, которые кажутся ему очевидными.
47. Удачный проект с точки зрения потребителя, всегда неудобен для разработчика и требует сложных технических компромиссов.
48. Бескомпромиссный и необыкновенно удачный, с точки зрения разработчика и/или заказчика, проект, обычно никуда не годится по мнению потребителя.
49. Конструктивные упрощения обычно приводят к значительному усложнению технологии, и наоборот.
50. Чем больше усилий было затрачено при разработке и испытаниях, тем меньше проблем будет в производстве и эксплуатации, и наоборот.
Опытный образец
51. Если предложенное изменение проекта, кроме всего прочего, ведет к снижению стоимости, то именно этот фактор и окажется решающим. И все аргументы против будут признаны несущественными.
52. Если предложенное изменение проекта не ведет к снижению стоимости, то оно будет признано нецелесообразным, как бы ни выгодно это было с технической точки зрения.
53. При выполнении военного заказа, 99% всех выделенных средств, сил и времени уйдет на выполнение и соблюдение требований нормативных документов.
54. Чем успешнее развивается проект, тем больше вероятность, что именно его внезапно прекратят по финансовым или политическим соображениям, или все придется переделывать из-за существенно изменившихся требований заказчика.
55. Если провальность проекта внезапно выяснилась до завершения, значит его истинные цели уже достигнуты.
56. Любой даже технически реализуемый проект легко можно провалить, если дать на него слишком мало денег, или слишком много, или слишком тщательно контролировать расходы, или совсем их не контролировать.
57. Проекты провальные с технической точки зрения, могут оказаться фантастически успешными с финансовой, и наоборот.
58. Любой проект можно оптимизировать по критериям удобства пользователя, технической эффективности, финансовой эффективности, или как нравится Заказчику, или как хочется Исполнителю, или как удобно Изготовителю. И это будут совершенно разные проекты.
59. Если проект удалось осуществить в установленные сроки, и точно уложившись в смету, значит, технические требования к нему были существенно занижены, а цена завышена.
Сдано в эксплуатацию
60. При завершении работ самым важным в проекте оказывается то, на что в ходе проектирования никто не обращал никакого внимания.
61. При желании, можно найти существенные недостатки и несоответствия заданным требованиям в любом, даже самом совершенном проекте.
62. Если нет объективного критерия оценки, или желания объективно оценивать, то провальный проект отличается от удачного только пиаром.
63. При хорошем пиаре, с финансовой точки зрения, технический результат реализации проекта не имеет никакого значения, и наоборот.
64. Объективно и точно оценить технические результаты сложных проектов могут только узкие специалисты, но их мало и они всегда ангажированы.
65. Результаты технически самых успешных проектов обычно остаются невостребованными.
66. Самая неудачная и технически убогая разработка обязательно будет растиражирована огромными сериями.
67. Любое изделие после завершения испытаний и устранения всех выявленных недостатков оказывается морально устаревшим.
68. Какая бы гениальная идея не пришла в голову разработчику, всегда найдется кто-нибудь, кто сочтет ее банальностью или глупостью.
69. Как надо было делать проект с самого начала, становится очевидным незадолго до его завершения.
70. Ваш ценнейший личный опыт, полученный при выполнении сложного проекта, в рамках следующих никогда и никак не пригодится.
71. Опыт – прямо пропорционален произведению количества ошибок, на время их исправления и на интеллектуальный уровень того, кто их нашел и исправил.
72. Гениальность ГК заключается в таланте разбить большую и сложную работу на такие маленькие и простые задачи, с которыми способен справиться любой инженер, и, после успешного решения которых, большая и сложная работа окажется выполненной.
73. Хороший руководитель умеет увлечь работой своих подчиненных, руководитель похуже – заставить их работать, совсем плохой – пытается все делать сам, а наихудший – занимается планированием.
74. Внесение маленьких изменений в конструкцию изделия, по требованию заказчика, обычно приводит к необходимости его полного перепроектирования.
75. Заказчик всегда хочет не новое изделие, а старое, но без ранее выявленных недостатков, или точно такое же, как у каких-нибудь его друзей или врагов.
76. Даже самое лучшее изделие не должно быть лишено недостатков – иначе предприятие разорится, пока ему закажут новый проект, но должно иметь существенные достоинства – иначе новый проект будет делать какое-нибудь другое предприятие.
77. Настоящий дурак способен провалить любой, даже самый простой проект, но если во главе поставить жадную сволочь, хотя бы и неглупую, то провал гарантирован в любом случае.
78. На любом предприятии 90% работ выполняет 10% работников, но если уволить 90% работников, выполняющих 10% работ, то общий объем работ, выполняемых предприятием, снизится на 90%.
79. Каждый руководитель, на любом уровне, искренне уверен, что львиную долю работы он сделал сам, а все подчиненные – балбесы, ему изо всех сил мешали.
80. Реальная надежность изделия прямо пропорциональна опыту его ГК.
81. Труд ГК похож на искусство дирижера – он единственный в оркестре не издает ни звука, однако, в случае успеха, все лавры достаются одному ему.
82. Настоящий специалист всегда объяснит Вам в чем конкретно Вы неправы, и что нужно сделать, чтобы исправиться, а настоящий бюрократ, никогда не сможет точно сказать, что именно не так, но убедительно докажет, что сделать ничего нельзя.
83. В отличие от инженера или ученого, любой эффективный менеджер точно знает, что украденные деньги ничем не отличаются от заработанных, но красть – быстрее и проще.
84. Проблемы, решение которых отложено на потом, имеют обычай обостряться в самый неудобный момент, причем, все одновременно.
85. На любом предприятии 90% работ выполняет 10% работников, но если уволить 90% работников, выполняющих 10% работ, то общий объем работ, выполняемых предприятием, снизится на 90%.
86. Идеальным, с точки зрения разработчика, является такое изделие, которое можно бесконечно усовершенствовать, не внося существенных изменений в конструкцию.
87. Если про какое-то изделие ВиВТ вдруг рассказывают по телевизору (девачки обоего пола), то его разработчикам всегда до слез обидно и стыдно смотреть на этот позор и очковтирательство.
Как внедрить систему управления проектами, чтобы она принесла пользу для бизнеса. Только практика, только реальные кейсы
От автора
Меня зовут Андрей Береговенко, я имею более, чем 13-ти летний практический опыт внедрения систем управления проектами в разных сферах бизнеса (ИТ, производство, розница, медиа, логистика, фармацевтика, инновации, ритейл и т.д.).
Обладаю действующим сертификатом PMP (Project Management Professional) от PMI (Project Management Institute). Являюсь основателем сообщества профессионалов в управлении проектами PMJournal.ru и Генеральным директором консалтинговой компании по проектному менеджменту PMProfit.ru. Автор книги “Корпоративная система управления проектами”. О своем бизнес-пути я уже делал статью на VC.
Сегодня поделюсь с вами накопившимся опытом эффективного внедрения технологий управления проектами. Статья будет полезна как собственникам бизнесов, которые хотят повысить эффективность и производительность, так и Руководителям проектных офисов, которые, собственно, и реализуют эти бизнес-цели.
Стратегия развития
В первую очередь нужно четко понимать, что Корпоративная Система Управления Проектами (далее КСУП) это не отдельное автономное образование, а часть единого бизнес-организма Компании. Сама по себе КСУП не представляет ценности для бизнеса. Она является инструментом для достижения бизнес-результатов, для реализации стратегии Компании.
Если вы пришли внедрять КСУП в Компанию, руководство которой не понимает написанного мной выше, то либо вам нужно будет потратить кучу усилий, чтобы сформировать это понимание, либо лучше не браться за внедрение, которое, скорее всего закончится провалом. Всегда найдутся саботирующие центры, которые погубят все здравое, что вы хотите сделать.
Ниже приведена высокоуровневая декомпозиция стратегической цели Компании, которой я часто пользуюсь при внедрении КСУП:
Компоненты системы управления проектами
Я выделяю 3 основные компонента КСУП – это методология («правила игры»), информационная система (автоматизация тех процессов, которые можно автоматизировать) и самое главное, это люди, Руководители и Администраторы проектов, которые и будут управлять проектами, использую для этого, в первую очередь свои знания, умения и навыки, во вторую – регламенты и информационную систему.
Теперь более подробно о каждом компоненте.
· Методология проектного управления
· Информационная система управления проектами
· Организационная структура и зоны ответственности
Организационные структуры бывают очень разные, зависят от того, какую модель Проектного офиса вы внедряете. Сегодня остановлюсь на той структуре, с которой я часто начинаю внедрение КСУП. Она наиболее оптимальна для того чтобы на первых этапах показать пользу и допродать технологию проектного управления для всех заинтересованных сторон.
Эта структура, при которой, на ранних этапах внедрения КСУП мы не раздуваем штат Проектного офиса, а находим Руководителей проектов в функциональных подразделениях. Можно много спорить о ее плюсах и минусах, но это уже предмет моей следующей статьи.
Зоны ответственности каждого участника организационной структуры:
· Проектный комитет
Проектный комитет – это коллегиальный орган принятия ключевых решений по проектам
Состав комитета:
· Председатель – Генеральный директор.
· Модератор – Руководитель Проектного офиса
· Постоянные участники – Руководители функциональных направлений
· Участники, привлекаемые на непостоянной основе – Руководители проектов, требующих особого внимания
Периодичность проведения комитета
· Еженедельно – первые 6 месяцев внедрения системы управления
· Ежемесячно – с 7-го месяца
Функции комитета
· Принятие решений о переходе на следующий Gate проекта
· Принятие управленческих воздействий по проектам, требующих особого внимания.
· Принятие решения о целесообразности инициируемых проектов, назначение управляющего состава (Спонсора, Заказчика и Руководителя проекта)
· Принятие решения об утверждении концепций проектов
· Принятие решения об утверждении Технико-экономических оценок, Уставов и бюджетов проектов и старте работ
· Принятие решения об изменении вех проектов
· Утверждение результатов проектов
Качество проекта
Важно понимать, что качество проекта – это не только качественно выполненная локальная задача внутри проекта, но интегральное качество полученного результата, продукта проекта и качество выполнения тех требований, которые установлены для управления проектом:
Определение объектов управления
На самом первом или даже нулевом этапе внедрения КСУП категорически важным является то, что нужно идентифицировать все активности и их классифицировать. Первый шаг к провалу – это все активности обозвать проектами, задать для них единые правила и завалиться в бюрократии и негодовании участников всего этого действа. Поэтому я предлагаю следующую классификацию:
Портфель проектов
Когда же вы классифицировали все активности в вашей Компании, то, что вы назвали проекты нужно еще глубже декомпозировать и сформировать портфели проектов. Ниже приведена декомпозиция одного из моих портфелей. Она достаточно универсальна и подойдет ко множеству Компаний:
Жизненный цикл проекта
Одно из ключевых базисов, на котором основывается управление проектами – это жизненный цикл проекта. Свой жизненный цикл может быть для каждого портфеля и даже для каждого проекта. Ниже приведена схема достаточно универсального жизненного цикла, который я активно использую в своей практике:
Мотивация участников проектной деятельности
Важным фактором является мотивация участников проектной команды на выполнение поставленных им в рамках проекта задач. Особенно эта тема актуальна, когда сотрудники совмещают операционную и проектную деятельность. Это совмещение ведет к огромному количеству конфликтов интересов и очень пагубно сказывается на работоспособности самих сотрудников. Но эта тема достойна отдельной статьи, которую я напишу позже.
Ниже представленные основные аспекты системы мотивации:
Этапы внедрения системы управления проектами
Ниже я представлю основные (не декомпозированные) этапы внедрения КСУП, вам будет полезно положить их в основу:
1. Обследование текущей ситуации (as is)
– Изучение доступной документации
– Интервьюирование владельцев и участников ключевых бизнес-процессов
– Идентификация и описание текущих активностей
– Классификация активностей
– Формирование портфеля проектов
2. Разработка Концепции внедрения КСУП (to be)
– Защита Концепции у заинтересованных сторон
3. Разработка методологии
– Интервьюирование ключевых участников проектной деятельности
– Разработка, согласование и утверждение Положения по управлению проектами
– Разработка, согласование и утверждение Инструкций для ключевых процессов
– Разработка, согласование и утверждение Шаблонов проектных документов
4. Внедрение информационной системы управления проектами
(этап параллельный методологии, но автоматизацию можно делать только после того, когда утверждено Положение по управлению проектами, а лучше, когда им стали пользоваться и процессы хоть как-то отлажены, но желание внедрить систему как можно быстрее, накладывает свои отпечатки):
– Декомпозиция данного этапа достойна отдельной статьи, которую я скоро напишу
5. Обучение участников проектной деятельности (категорически важный этап)
– Обучение проектной методологии, технологии управления проектами
– Обучение работе в Информационной системе управления проектами
– Обязательно – контроль полученных знаний (в первую очередь нужно обязательно понять в состоянии обученные менеджеры эффективно управлять проектами, а проектные команды работать в новой парадигме, часто на этом этапе происходит изменение организационной структуры, о которой я рассказывал выше, и формируется полноценный Проектный офис с профессиональными Руководителями и Администраторами проектов).
6. Опытная эксплуатация системы (важно сделать хороший пилотный проект и обкатать систему и инструменты в реальной жизни)
7. Ввод в промышленную эксплуатацию (возможен только после успешного прохождения опытной эксплуатации, успешность должны обязательно быть измеримой)
8. Поддержка и развитие системы
Быстрые победы
При внедрении КСУП акционеры, ТОП-менеджеры и прочие заинтересованные лица ждут от вас быстрых побед. На что, по моему мнению, стоит сделать акцент в первую очередь для достижения этих побед:
1. Управление проектами
– Структурирование и запуск наиболее приоритетных проектов (о том, как приоритезировать проекты, я напишу в следующей статье)
2. Методология
– Разработка Политики и Положения по управлению проектами
– Разработка технологических карт для каждого типа проектов
3. Информационная система управления проектами
– Базовые настройки MS Project Professional и Online или какой-то другой системы (напомню, что это всего лишь инструмент и принципиальной разницы какую систему вы выберете нет) – об этом более подробно в моей следующей статье
– Публикация и мониторинг запущенных и структурированных проектов
«Когда отсутствуют процессы, то заменой им может быть опыт.
Когда нет опыта — его могут заменить правила.
Когда отсутствуют правила — есть только ритуалы.
Ритуалы — это начало хаоса»
Лао Цзы, “Дао Дэ Цзин”